Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) donne aux citoyens canadiens et aux personnes qui résident au Canada un droit d'accès limité à l'information dans les dossiers du gouvernement fédéral. La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) donne à ces mêmes personnes un droit d'accès limité aux renseignements personnels conservés dans les dossiers du gouvernement à leur sujet et définit les règlements et principes d'usage pour la gestion des renseignements personnels par les organismes fédéraux. Tous les renseignements recueillis par le CRSNG sont assujettis à ces lois.

Loi sur l'accès à l'information

Une personne qui désire avoir accès à des dossiers en vertu de la Loi sur l'accès à l'information doit en faire la demande par écrit auprès du coordonnateur de l'AIPRP du CRSNG, lui fournir une description détaillée des dossiers demandés et y joindre les droits de demande (5 $ au moment où ces lignes ont été écrites). Remarque : Il n'y a aucuns frais pour une demande d'information à votre sujet en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La présentation d'une demande ne garantit pas au candidat un accès complet aux documents demandés.

Des exceptions précises en vertu de la LAI s'appliquent lorsque la divulgation de certains renseignements risque de brimer des intérêts publics ou privés. Par exemple, dans sa réponse à une demande, le CRSNG ne dévoilerait pas de renseignements personnels au sujet d'une personne identifiable ou de renseignements techniques brevetés communiqués en toute confiance par des chercheurs ou des entreprises. De plus, si une demande exige une longue recherche ou la consultation de nombreux dossiers, on peut exiger du demandeur qu'il s'acquitte de frais supplémentaires pour recouvrer les frais de traitement de la demande.

On peut obtenir de plus amples renseignements au sujet de la LAI auprès du coordonnateur de l'AIPRP du CRSNG ou en consultant  Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements – un répertoire en ligne des renseignements détenus par le gouvernement fédéral. Il est important de noter que la LAI vise à compléter, et non à remplacer, les moyens de communication établis. Le CRSNG a toujours privilégié une communication ouverte et informelle avec la communauté des chercheurs et le grand public. Nous vous encourageons à communiquer avec nous de façon informelle avant de recourir à la Loi.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux personnes au Canada certains droits concernant l'accès aux renseignements à leur sujet détenus par les organismes fédéraux. Par exemple, les organismes doivent faire connaître aux personnes concernées les fins auxquelles leurs renseignements seront utilisés et à qui ils seront divulgués. Les renseignements personnels peuvent être utilisés uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis à l'origine ou pour des raisons relatives à ces fins. La Loi renferme également une procédure en vue de corriger des erreurs au dossier de renseignements personnels.

On effectue une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de la même façon qu'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, à la différence qu'aucuns frais ne sont exigés pour avoir accès aux renseignements personnels du demandeur. Pour faire une demande, il suffit de communiquer par écrit avec le coordonnateur de l'AIPRP du CRSNG, en précisant les renseignements personnels recherchés. Les limites de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont semblables à celles de la Loi sur l'accès à l'information concernant l'accès aux renseignements personnels. Par exemple, une personne qui demande l'accès aux renseignements détenus à son sujet n'aurait pas accès à des renseignements au sujet d'une autre personne.

Vous n'avez pas à recourir à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir des commentaires sur votre demande ou pour avoir accès à des renseignements à votre sujet détenus par le CRSNG. En fait, nous vous encourageons à communiquer simplement par écrit avec la section de programme appropriée.

Remarque : En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous avez accès à l'évaluation écrite d'un évaluateur du CRSNG, mais ne pouvez connaître son nom.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au CRSNG

Tous les renseignements personnels recueillis par le CRSNG sur les candidats aux subventions et aux bourses servent à évaluer les demandes, à administrer et à effectuer la vérification de subventions, et à promouvoir et à appuyer la recherche en sciences et en génie au Canada. Les candidats devraient par conséquent s'attendre à ce que les renseignements recueillis par le CRSNG soient utilisés et divulgués au cours des activités décrites ci-dessous.

Le CRSNG partage couramment des renseignements sommaires sur les demandes et les octrois avec les autorités pertinentes des établissements de recherche admissibles qui les appuient ou les administrent.

Au cours du processus d'évaluation par les pairs, le contenu des demandes de subvention est divulgué aux comités de sélection composés d'experts recrutés au sein des universités, de l'industrie et du gouvernement. Bon nombre de demandes sont également acheminées à des examinateurs de l'extérieur, à des membres de comités d'évaluation spéciaux ou à des comités de visite. Tous les participants à ces activités d'évaluation sont avisés des attentes du CRSNG en ce qui a trait à la confidentialité et à la protection des renseignements qui leur sont confiés. Le CRSNG s’assure que les renseignements sont stockés, traités et diffusés en toute sécurité, en tout temps, par la poste ou au moyen de dispositifs électroniques protégés par mot de passe afin d’empêcher tout accès non autorisé.

Les cocandidats ont accès à l'essentiel des évaluations des experts et des commentaires des comités de sélection à l'égard d'une proposition. Même si le CRSNG ne fournit généralement ces commentaires qu'au candidat, on s'attend à ce que ce dernier les partage avec les cocandidats.

Le CRSNG utilise les renseignements personnels contenus dans ses dossiers et ses bases de données sur les candidats pour recruter de nouveaux membres de comité et évaluateurs en vue d'examiner des demandes précises.

Puisque le CRSNG ne possède qu'une seule base de données interne, le personnel est généralement au courant des différentes demandes présentées par un même chercheur aux divers programmes du CRSNG. Pour des raisons décisionnelles et administratives, on fournit à certains comités de sélection des résumés des propositions de subventions antérieures d'un candidat, demandées et reçues, à tous les programmes. Par exemple, dans les cas où un chevauchement est possible concernant l'appui des activités de recherche d'un candidat entre deux programmes du CRSNG ou plus, la documentation qui est jointe à la demande pour un programme donné peut être présentée pour un autre programme lors de l'évaluation.

Le contenu des demandes et de la documentation présentées dans le cadre d'un programme d'appui à la recherche conjoint du CRSNG et d'un autre organisme du gouvernement fédéral peut être divulgué aux autorités appropriées de cet organisme.

Les demandes présentées au CRSNG sont examinées, tel qu'il est exigé, aux termes de la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI). Des éléments des demandes peuvent être transmis à des ministères fédéraux aux fins d'examen, tel qu'il est indiqué dans la Loi. Remarque : Cela ne s'applique pas aux candidats à une bourse.

Le contenu de la documentation relative aux demandes peut être divulgué au personnel des programmes du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) ou des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) afin que l'on puisse déterminer l'organisme subventionnaire le plus apte à accorder un appui financier ou pour vérifier tout chevauchement de l'appui fédéral.

Le CRSNG publie et diffuse régulièrement certains renseignements au sujet des demandes appuyées, dont le nom du candidat, le montant accordé, l'établissement et le département (pour les titulaires d'une bourse, le lieu de validité proposé), le domaine de recherche, le titre du projet et, pour les programmes de subventions, un résumé de la proposition de recherche élaboré par le candidat, qui sera destiné au grand public. Pour les programmes de bourses, ces renseignements seront mis à la disposition du public immédiatement après le concours, et ce, même si le CRSNG est conscient que certaines bourses seront par la suite refusées ou différées. Les renseignements sont en général postés dans le site Web du CRSNG.

Les dossiers et les bases de données contenant des renseignements personnels peuvent également être utilisés par le CRSNG en vue de la planification, de l'évaluation et de la révision des programmes, ainsi que lors des vérifications, et pour établir des données statistiques sur ces activités.

Les renseignements présentés au CRSNG sont assujettis au  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Ils peuvent être utilisés et divulgués en vertu de ce Cadre de référence. Par exemple, des renseignements pourraient être communiqués aux IRSC ou au CRSH, ainsi qu’à d’autres organismes subventionnaires, aux fins de contrôle du respect, par les établissements qui effectuent de la recherche et par les chercheurs, du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche ainsi que d’autres politiques.

Dans les cas de violation grave des politiques de l’organisme, et s’il en est jugé ainsi par le président de l’organisme, l’organisme peut divulguer publiquement tout renseignement pertinent qui est d’intérêt public, y compris le nom du chercheur concerné, la nature de la violation, le nom de l’établissement où le chercheur était employé au moment de la violation, le nom de l’établissement où le chercheur est actuellement employé et les recours pris à l’endroit du chercheur concerné. Lorsqu’il déterminera s’il s’agit d’un cas grave de violation, l’organisme tiendra compte de la mesure dans laquelle la violation compromet la sécurité du public ou jetterait le discrédit sur la conduite de la recherche. Pour en savoir plus, consultez la Foire aux questions : Consentement à la divulgation de renseignements personnels.

Le CRSNG demande aux candidats de fournir, à titre volontaire, les données relatives au sexe et aux aptitudes linguistiques. Ces données ne sont pas utilisées dans le cadre de l’examen par les pairs du CRSNG et ne figurent pas dans les documents qui sont examinés dans le cadre de ce processus. Elles sont utilisées à des fins statistiques, mais elles peuvent aussi servir à désigner des examinateurs potentiels en vue de l’examen par les pairs du CRSNG.

Pour certains programmes du CRSNG, les candidats sont invités à indiquer, à titre volontaire, s’ils sont handicapés ou s’ils sont membres d’une minorité visible. Ces données sont utilisées par le CRSNG uniquement à des fins statistiques.

Pour la majorité de ses programmes de bourses, le CRSNG invite les candidats à indiquer, à titre volontaire, s'ils sont autochtones. Ces renseignements ne figurent pas dans les documents examinés par les membres des comités de sélection du CRSNG, mais le CRSNG peut s’en servir pour repérer les candidats autochtones et pour offrir un appui financier à ceux dont la demande a été jugée méritoire, mais dont le financement n’a pu être recommandé initialement en raison de restrictions budgétaires.

Le personnel technique du CRSNG utilise les renseignements fournis par les utilisateurs du système en ligne au moment de l’inscription pour repérer ces derniers et communiquer avec eux lorsque les contrôles de routine des systèmes révèlent qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.

Le CRSNG utilise également les renseignements contenus dans ses dossiers et bases de données dans le but de créer des listes postales qui permettront de diffuser ses publications et d'autres renseignements sur la communauté de chercheurs.

Pour en savoir plus sur les lois et les politiques, veuillez communiquer avec :

Coordonnateur de l'AIPRP
CRSNG
125, privé Zaida-Eddy, 2e étage
Ottawa (Ontario)  K1R 0E3
Tél. :343-552-9138 (Diane Latulippe) ou 343-572-8324 (Joanne Gaumond)
Courriel : ATIP-AIPRP@NSERC-CRSNG.GC.CA