Rapprochement annuel des subventions actives

Chaque année, les établissements sont tenus de présenter aux organismes un état des dépenses (formulaire 300 et formulaire 301) portant la signature de leur représentant officiel, et ce, pour chaque subvention du CRSNG, du CRSH et des SPIIE qu’ils détiennent pour la période se terminant le 31 mars. Cette responsabilité est expliquée à la section Rapports annuels du Guide d’administration financière des trois organismes.

L’information ci-dessous décrit les étapes que doivent suivre les responsables des finances et les administrateurs de la recherche pour présenter le rapport sur les subventions actives de leur établissement.

Étape 1 : Télécharger les listes de subventions actives pour le rapprochement annuel

Pour télécharger les listes de subventions actives pour l’exercice de rapprochement annuel de votre établissement, entrez dans le Portail d'administration des subventions et des bourses (PASB).

Besoin d’aide ou pas encore inscrit? Contactez le Soutien en ligne.

Étape 2 : Remplir et présenter aux organismes le formulaire Subventions de recherche – État des dépenses

La majorité des possibilités de financement requièrent le Formulaire 300, Subventions de recherche – État des dépenses.

Les autres possibilités de financement, telles que le Programme d’innovation dans les collèges et la communauté, requièrent le Formulaire 301, Subventions de recherche – État des dépenses.

Transmission des formulaires 300 et 301 :

• Formulaire 300 : Prière d’utiliser le système de présentation et de rapprochement des données financières (PRDF) pour soumettre votre formulaire 300 complété.
• Formulaire 301 : Prière d’envoyer votre formulaire 301 complété par courriel au CRSNG ou CRSH ou par la poste.

Besoin d’aide ou pas encore inscrit? Sélectionnez l’aide en ligne du système de PRDF ou la foire aux questions pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet du système de PRDF, ou contactez le Soutien en ligne.

Contactez-nous

• awards.reconciliation@nserc-crsng.gc.ca
• awards.reconciliation@sshrc-crsh.gc.ca
• grf_ggsf@nserc-crsng.gc.ca

Foire aux questions

Questions générales

1. Quelles subventions exigent un état des dépenses?
2. Un état des dépenses est-il requis pour une subvention dont le premier versement a eu lieu à la fin de mars?
3. Un rapport d’étape a été présenté récemment à la date anniversaire de l’octroi. Un état des dépenses est-il tout de même requis?
4. Quelle est la différence entre les formulaires 300 et 301?

Liste des subventions actives

5. Où trouve-t-on la liste des subventions actives nécessitant qu’un état des dépenses soit présenté dans le Site sécurisé?
6. Que signifie la colonne Année précédente dans la liste?
7. Que signifie la colonne Année en cours dans la liste?
8. D’autres sources de financement peuvent-elles être incluses dans la Subvention pour l’exercice en cours, dans le formulaire 300 ou 301?
9. Une ligne peut-elle être ajoutée ou supprimée dans le formulaire 300 ou 301?
10. Si une subvention du CRSNG est renouvelée au cours de la période visée, quelle année de concours doit-on inscrire dans le formulaire 300 ou 301?
11. Dans le cas d’une subvention des Chaires de recherche du Canada qui a été renouvelée pendant la période visée, comment présenter le formulaire 300?
12. Les dépenses excédant les fonds provenant des organismes peuvent-elles être déclarées dans l’état des dépenses?
13. Le fonds général de recherche (FGR) n’est pas dans la liste; un formulaire 300 est-il requis?
14. Le fonds général pour les études supérieures (FGES) n’est pas dans la liste; un formulaire 300 est-il requis?
15. Comment les états de compte relatifs aux subventions multi établissements doivent-ils être remplis?

Envoi des formulaires

16. Le système de présentation et de rapprochement des données financières (PRDF) peut-il être utilisé pour présenter le formulaire 300 pour les subventions institutionnelles accordées par le CRSH dans le cadre de possibilités de financement comme le programme 633 – Subventions institutionnelles du CRSH, le programme 681 – Aide aux petites universités et le programme 833 – Alliances de recherche universités-communautés?
17. Le système de PRDF peut-il être utilisé pour présenter un formulaire 301?
18. Les organismes peuvent-ils corriger une erreur dans un formulaire 300 qui a été présenté au moyen du système de PRDF?
19. Le système de PRDF peut-il être utilisé pour présenter l’état des dépenses du FGR?
20. Le système de PRDF peut-il être utilisé pour présenter l’état des dépenses du FGES?

Fonds résiduels

21. Quand peut-on transférer au FGR les fonds non dépensés d’une subvention arrivée à échéance?
22. Comment retourner aux organismes les fonds non dépensés?

Questions générales

1. Quelles subventions exigent un état des dépenses?

Un état des dépenses annuel doit être signé par le représentant officiel de l’établissement et envoyé aux organismes, et ce, pour chaque subvention active pour la période se terminant le 31 mars de chaque année, à l’aide du formulaire 300 ou 301, Subventions de recherche – État des dépenses.

2. Un état des dépenses est-il requis pour une subvention dont le premier versement a eu lieu à la fin de mars?

Oui, le formulaire 300 ou 301 est requis pour toute subvention active pendant la période du 1^er avril au 31 mars, et ce, même si aucune dépense n’a été engagée.

3. Un rapport d’étape a été présenté récemment à la date anniversaire de l’octroi. Un état des dépenses est-il tout de même requis?

Oui, le formulaire 300 ou 301 est requis chaque année pour toute subvention active pendant la période du 1er avril au 31 mars, même si un rapport d’activités de recherche a été présenté à un administrateur de programme à la date anniversaire de la subvention.

4. Quelle est la différence entre les formulaires 300 et 301?

Les subventions destinées aux collèges et aux chercheurs des collèges requièrent que l’état des dépenses annuel soit présenté dans le formulaire 301.

Ces possibilités de financement sont répertoriées à la page Subventions destinées aux collèges.

Les subventions accordées dans le cadre d’autres possibilités de financement exigent un formulaire 300.

Liste des subventions actives

5. Où trouve-t-on la liste des subventions actives nécessitant qu’un état des dépenses soit présenté dans le Site sécurisé?

Afin d’accéder à la liste de rapprochement des subventions actives dans le Site sécurisé, veuillez suivre les étapes suivantes.

• Allez au site sécurisé.
• Sélectionnez votre établissement dans la liste déroulante.
• Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
• Cliquez sur Subventions.
• Sélectionnez l’organisme subventionnaire approprié (CRSNG ou CRSH).
• Sélectionnez Finances.

6. Que signifie la colonne Année précédente dans la liste?

Le montant figurant dans cette colonne est le solde que votre établissement a inscrit dans le formulaire 300 ou 301 pour l’exercice de rapprochement précédent. Par conséquent, c’est aussi le montant qui devrait figurer à la ligne Solde de la subvention à la fin de l’exercice précédent, dans le formulaire 300 ou 301 actuel. Toutefois, si le solde consigné au 31 mars a été modifié depuis, veuillez présenter un formulaire 300 ou 301 modifié pour l’exercice précédent accompagné du formulaire 300 ou 301 pour l’exercice actuel.

7. Que signifie la colonne Année en cours dans la liste?

Le montant figurant dans la colonne Année en cours est le montant total que les organismes ont versé à l’établissement au titre de la subvention pendant l’exercice en cours. Il s’agit du montant que l’établissement doit déclarer à la ligne Subvention pour l’exercice en cours, dans le formulaire 300 ou 301.

Compléter les formulaires

8. D’autres sources de financement peuvent-elles être incluses dans la Subvention pour l’exercice en cours, dans le formulaire 300 ou 301?

Non. Les autres sources de financement, comme les fonds provenant d’un partenaire industriel, d’un autre organisme subventionnaire, etc., ne doivent pas figurer dans le formulaire 300 ou 301. Le montant de la Subvention pour l’exercice en cours correspond aux paiements que les organismes ont versés à l’établissement au cours de la période du 1er avril au 31 mars.

9. Une ligne peut-elle être ajoutée ou supprimée dans le formulaire 300 ou 301?

Non. Afin de garantir une information exacte, cohérente et précise, il est important que les établissements ne modifient pas le formulaire 300 ou 301 en ajoutant ou en supprimant une ligne. Les données collectées dans ce formulaire sont le seul moyen, pour les organismes, de rendre compte au Parlement de la manière dont les fonds ont été utilisés. Il est donc important que les établissements respectent le format du formulaire.

10. Si une subvention du CRSNG est renouvelée au cours de la période visée, quelle année de concours doit-on inscrire dans le formulaire 300 ou 301?

Lorsqu’une subvention du CRSNG est renouvelée, son numéro demeure le même. Cependant, la nouvelle subvention peut être identifiée à l’aide de l’année de concours qui correspond à l’année où la subvention a été renouvelée par le comité responsable.

11. Dans le cas d’une subvention des Chaires de recherche du Canada qui a été renouvelée pendant la période visée, comment présenter le formulaire 300?

Dans ce cas, la subvention apparaîtra deux fois dans la liste, sous deux numéros de compte différents, la première ligne représentant la subvention initiale et la seconde, la subvention renouvelée.

Pour ces subventions, il faut remplir deux exemplaires du formulaire 300 :

• le formulaire initial, qui couvre la période allant du 1^er avril 201X jusqu’à la fin de la subvention;
• le deuxième formulaire, qui couvre la période allant de la date de renouvellement jusqu’au 31 mars 201X et qui comprend, le cas échéant, le solde du relevé précédent.

12. Les dépenses excédant les fonds provenant des organismes peuvent-elles être déclarées dans l’état des dépenses?

Oui, s’il y a des versements à venir au titre de la subvention.

Non, si la subvention a atteint sa date de fin. Tout dépassement de crédit (y compris les engagements excédentaires) doit être couvert par d’autres sources de financement.

Les soldes négatifs ne sont tolérés que si un versement est attendu.

13. Le fonds général de recherche (FGR) n’est pas dans la liste; un formulaire 300 est-il requis?

Oui, un formulaire 300 doit également être présenté, au plus tard le 30 juin.

14. Le fonds général pour les études supérieures (FGES) n’est pas dans la liste; un formulaire 300 est-il requis?

Oui, un formulaire300 doit également être présenté, au plus tard le 30 juin.

15. Comment les états de compte relatifs aux subventions multi établissements doivent-ils être remplis?

L’établissement d’accueil doit consolider les dépenses totales et les reporter sur un seul formulaire 300 ou 301. L’approbation, par le titulaire de la subvention, du formulaire 300 ou 301 consolidé sera fournie par le chercheur principal à l’établissement d’accueil.

Envoi des formulaires

16. Le système de présentation et de rapprochement des données financières (PRDF) peut-il être utilisé pour présenter le formulaire 300 pour les subventions institutionnelles accordées par le CRSH dans le cadre de possibilités de financement comme le programme 633 – Subventions institutionnelles du CRSH, le programme 681 – Aide aux petites universités et le programme 833 – Alliances de recherche universités-communautés?

Oui. Veuillez vous référer à la FAQ du système de PRDF.

17. Le système de PRDF peut-il être utilisé pour présenter un formulaire 301?

Non. Actuellement, il est impossible de présenter un formulaire 301 en utilisant le système de PRDF. Le formulaire 301 doit être envoyé soit par courriel à awards.reconciliation@nserc-crsng.gc.ca, soit par télécopieur au 613-996-0458, soit par la poste à l’adresse suivante :

Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada ou Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Division des finances et de l’administration des octrois
125, privé Zaida-Eddy, 2e étage
Ottawa (Ontario)  K1R 0E3

18. Les organismes peuvent-ils corriger une erreur dans un formulaire 300 qui a été présenté au moyen du système de PRDF?

Non. Le seul moyen, pour l’établissement ou le titulaire de la subvention, de corriger une erreur est de retransmettre le formulaire 300.

19. Le système de PRDF peut-il être utilisé pour présenter l’état des dépenses du FGR?

Oui. Veuillez vous référer à la FAQ du système de PRDF.

20. Le système de PRDF peut-il être utilisé pour présenter l’état des dépenses du FGES?

Oui, vous pouvez présenter l’état des dépenses (formulaire 300) du FGES au moyen du système de PRDF, en utilisant les renseignements ci-dessous :

CRSNG

• Code du programme de subvention : FGES
• No d’identification de la subvention : 0
• Exercice financier : AAAA
• Numéro de subvention inscrit sur l’état des dépenses : GGSF/0-YYYY
• NIP : 0

CRSH

• Code du programme de subvention : 001
• No d’identification de la subvention : 0
• Exercice financier : AAAA
• Numéro de subvention inscrit sur l’état des dépenses : 001-AAAA-0
• NIC : 0

Fonds résiduels

21. Quand peut-on transférer au FGR les fonds non dépensés d’une subvention arrivée à échéance?

Les fonds non dépensés sont transférés au FGR seulement une fois que les organismes ont approuvé les montants. Cependant, les établissements peuvent leur fournir par courriel, aux fins d’approbation, une liste de tous les transferts potentiels au FGR qu’ils auront ciblés pour l’exercice de rapprochement en cours.

Cette liste doit contenir les renseignements suivants :

• Nom du candidat/Numéro de compte de l’établissement/Numéro de compte de l’organisme/Montant demandé

Lorsqu’ils auront reçu tous les exemplaires des formulaires 300 et 301 requis et résolu toutes les divergences, les organismes seront en mesure de fournir à l’établissement une liste de tous les montants dont le transfert au FGR est autorisé.

22. Comment retourner aux organismes les fonds non dépensés?

Les chèques doivent être faits à l’ordre du « receveur général du Canada » et envoyés à l’adresse suivante :

Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada ou Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Division des finances et de l’administration des octrois
125, privé Zaida-Eddy, 2e étage
Ottawa (Ontario)  K1R 0E3
Veuillez indiquer sur le chèque le numéro de la subvention et le nom du titulaire associé au remboursement.

Pour obtenir plus de renseignements, veuillez vous référer à la section Fonds non dépensés du Guide d’administration financière des trois organismes.