Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Rapport annuel de 2021-2022 concernant la Loi sur l'accès à l'information

Du 1er avril 2021 au 31 mars 2022

Sur cette page

1. Introduction
2. À propos du CRSNG
3. Structure organisationnelle
4. Interprétation du rapport statistique
5. Services et activités connexes
6. Plaintes et audits
7. Annexes
• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs de 2021-2022
• Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2021-2022
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022

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1. Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) (Lois révisées du Canada, chapitre A 1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983. Elle donne aux personnes ayant la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente au Canada ou à l'étranger et à toutes les personnes et sociétés présentes au Canada le droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

En vertu de l'article 94 de la LAI, le responsable de chaque institution fédérale doit établir et présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi au sein de son institution.

Le présent rapport donne un aperçu des activités du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) pour la période allant du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

2. À propos du CRSNG

2.1 Mandat

Établissement public créé en 1978, le CRSNG est un organisme fédéral qui a le statut d'employeur distinct en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Il reçoit son financement directement du Parlement et lui présente des rapports par l'intermédiaire du ministre de l'Innovation, des Sciences et de l'Industrie.

Le CRSNG est chargé de promouvoir et d'appuyer la recherche en sciences naturelles et en génie, à l'exception des sciences de la santé. Il est le principal organisme fédéral qui investit dans la recherche et la formation postsecondaires dans les domaines des sciences naturelles et du génie.

Le Conseil du CRSNG comprend un président et au plus 18 autres membres nommés par le gouverneur en conseil. Il établit les stratégies et les politiques générales de l'organisme et examine et évalue le rendement de ce dernier. Les décisions de financement sont prises par le président du CRSNG ou sa remplaçante ou son remplaçant désigné à la lumière des recommandations formulées par les comités d'évaluation par les pairs.

2.2 Responsabilités

Le CRSNG favorise et soutient la recherche et la formation en recherche dans le domaine des sciences naturelles et du génie. Il attribue à cette fin des subventions et des bourses afin de développer les compétences, de stimuler les découvertes et d'appuyer l'innovation qui génère des retombées économiques et sociales pour la population canadienne. L'organisme collabore avec les universités, les collèges, les entreprises et les organismes sans but lucratif pour éliminer les obstacles, créer des possibilités et attirer de nouveaux talents en recherche afin de permettre à la communauté scientifique du Canada d'exceller.

3. Structure organisationnelle

3.1 Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de la gouvernance, des risques et de la conformité, qui relève de la Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques du CRSNG.

Au cours de la période visée par le présent rapport, une coordonnatrice de l'AIPRP à temps plein relevant de la directrice générale, Gouvernance, risques et conformité a été épaulée par une analyste de l'AIPRP à partir de janvier 2022 et par deux agentes de l'AIPRP et du Secrétariat de septembre 2021 à mars 2022 (soit la moitié de l'exercice). Deux conseillères en matière d'AIPRP (un poste à temps plein et un poste temporaire à temps partiel) ont aussi appuyé les activités dans le domaine.

3.2 Bureau de l'AIPRP

Le Bureau de l'AIPRP coordonne les réponses aux demandes présentées au CRSNG en vertu de la LAI. Il offre également aux membres du personnel du CRSNG des interprétations, des conseils et des recommandations concernant l'incidence de la Loi sur leurs activités ainsi que des séances de formation, d'éducation et de sensibilisation. Il mène également les activités suivantes :

• traiter et gérer les plaintes concernant l'accès à l'information;
• traiter les demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information reçues d'autres institutions fédérales et d'organisations;
• préparer des rapports hebdomadaires sur l'AIPRP à l'intention de la haute direction du CRSNG et d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE), des rapports statistiques et des rapports supplémentaires annuels à l'intention du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et un rapport annuel au Parlement; mettre à jour dans les sites Web du CRSNG et du gouvernement du Canada l'information concernant les fonctions d'accès à l'information et les demandes d'accès à l'information traitées, et coordonner les mises à jour de l'information publiée dans Info Source;
• formuler des commentaires sur l'examen de la LAI en réponse à l'appel du SCT sollicitant la rétroaction des institutions fédérales sur les questions clés à aborder dans la Loi;
• participer à des tribunes pour le milieu de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail du milieu de l'AIPRP du SCT.

3.3 Ordonnance de délégation de pouvoirs

Aux termes de l'article 3 de la LAI, le président du CRSNG est désigné comme responsable d'institution fédérale aux fins de l'application de cette loi.

En vertu du paragraphe 95(1) de la LAI, les administrateurs généraux peuvent, par décret, déléguer à des cadres ou des employés de l'institution qui occupent un poste au niveau approprié certaines des attributions que leur confère la Loi. L'ordonnance de délégation de pouvoirs du président incluait le vice président, Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques, la directrice générale, Gouvernance, risques et conformité, et la coordonnatrice de l'AIPRP. On trouvera la délégation de pouvoirs à l'annexe A.

4. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique de 2021-2022 du CRSNG sur la LAI figure à l'annexe B.

Le CRSNG a demandé aux établissements d'indiquer en quoi la pandémie de COVID 19 avait nui à leur capacité de recevoir les demandes et de traiter les dossiers. On trouvera à l'annexe C le rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2021-2022.

4.1 Demandes présentées en vertu de la LAI

Entre le 1er avril 2021 et le 31 mars 2022, le CRSNG a reçu 13 nouvelles demandes d'accès à l'information. Il s'agit d'une baisse considérable par rapport aux 36 nouvelles demandes reçues en 2020-2021. Huit demandes ont été reportées de l'exercice précédent (une avait été présentée en 2019-2020 et sept en 2020-2021), pour un total de 21 demandes à traiter. Onze de ces demandes ont été fermées en 2021-2022 et dix demeurent en suspens. À la fin de l'exercice, les trois demandes en suspens présentées en 2021-2022 demeuraient dans les délais de traitement prévus par la loi, contrairement aux sept autres demandes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSNG a traité 353 pages, dont 352 ont été communiquées. Il s'agit d'une diminution marquée par rapport à 2020-2021, où il avait traité 2 013 pages, dont 1 839 avaient été communiquées.

Figure 1 : Nombre de demandes reportées, reçues et fermées (de 2017 à 2022)

En 2021-2022, 2 503 pages ont été reportées de l'exercice 2020-2021 et 1 213 ont été numérisées en réponse à de nouvelles demandes, ce qui porte le nombre de pages traitées à 3 716 pages. Le nombre de pages traitées qui a permis de fermer les demandes s'élève à 353.

Figure 2 : Nombre de pages pour les demandes d'accès à l'information reçues et traitées (de 2017 à 2022)

4.2 Nature des demandes

Les demandes d'accès à l'information peuvent viser plusieurs programmes et activités. Les 13 nouvelles demandes d'accès à l'information reçues en 2021-2022 ont été confiées aux bureaux de première responsabilité (BPR) au sein du CRSNG. Au total, le Bureau de l'AIPRP en a attribué 10 aux différentes divisions et directions du CRSNG. La figure 3 présente l'attribution de ces demandes aux BPR.

Figure 3 : Attribution des demandes d'accès à l'information aux BPR (2021 2022)

La provenance des 13 nouvelles demandes d'accès à l'information reçues en 2021-2022 était la suivante :

Figure 4 : Provenance des demandes d'accès à l'information reçues (2021-2022)

4.3 Résultat des demandes fermées

Parmi les demandes d'accès à l'information traitées en 2021-2022, 11 ont été fermées; au total, 353 pages ont été traitées et 352 ont été communiquées. Des renseignements partiels ont été communiqués en réponse à neuf de ces demandes, et il n'y avait aucun document pour les deux autres demandes.

Figure 5 : Résultat des demandes d'accès à l'information traitées (2021-2022)

4.4 Exemptions invoquées

En ce qui concerne les demandes d'accès à l'information pour lesquelles les renseignements ont été communiqués en partie, le CRSNG a invoqué une exception en vertu de l'alinéa 13(1)c) (gouvernement d'une province), une exception en vertu du paragraphe 16(2) (sécurité), six exceptions en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), quatre exceptions en vertu de l'alinéa 20(1)b) (renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques), quatre exceptions en vertu de l'alinéa 20(1)c) (renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes financières) et une exception en vertu de l'alinéa 21(1)a) (plans ou positions).

4.5 Exclusions invoquées

Le CRSNG n'a invoqué aucune exclusion en vertu de l'article 69 (documents confidentiels du Cabinet) au cours de la période visée par le présent rapport.

4.6 Délai de traitement

Deux des onze demandes d'accès à l'information fermées en 2021-2022 l'ont été dans le délai initial de 30 jours. Les neuf autres l'ont été au-delà de ce délai. Le CRSNG a demandé une prorogation du délai en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la LAI pour sept d'entre elles en raison d'une entrave au fonctionnement, de l'ampleur des recherches à effectuer et du grand nombre de documents demandés. Il a invoqué l'alinéa 9(1)b) (consultations) pour une demande.

Figure 6 : Délai de traitement des demandes d'accès à l'information fermées (2021-2022)

Le CRSNG a répondu à trois demandes au-delà du délai prévu par la Loi. Pour deux d'entre elles, le délai n'avait pas été prorogé et pour la troisième, il l'avait été en raison de la complexité de la demande, du nombre élevé de pages à traiter et du temps d'attente pour recevoir les réponses de personnes ou de tiers consultés. En prenant en compte les prorogations des délais, le CRSNG a répondu à 72,72 % des demandes fermées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 31,4 % en 2020-2021 et à 84,4 % en 2019-2020.

4.7 Consultations interorganisationnelles sur l'accès à l'information

Le CRSNG a reçu 21 nouvelles demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information provenant d'autres ministères et une demande de consultation provenant d'une organisation externe. Ce nombre est plus élevé que celui des trois derniers exercices (figure 7).

Figure 7 : Nombre de demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information qui ont été fermées (de 2017 à 2022)

Les 22 demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information reçues par le CRSNG en 2021-2022 ont été fermées au cours de l'exercice. Ces demandes ont généré le traitement de 723 pages, ce qui constitue une forte augmentation par rapport aux quatre exercices précédents (figure 8). Le CRSNG a recommandé une communication partielle pour 10 demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information et une communication intégrale pour trois demandes. La catégorie « Autre » comprend les cas où les catégories données ne s'appliquent pas. On trouvera de plus amples renseignements à la figure 9.

Figure 8 : Nombre de pages traitées en réponse aux demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information (2021-2022)

Figure 9 : Résultat des demandes de consultation au sujet de l'accès à l'information (2021-2022)

4.8 Répercussions de la COVID-19

Entre le 1er avril 2021 et le 31 mars 2022, le CRSNG a fait face à des défis opérationnels causés par la pandémie de COVID-19. Les membres de l'équipe chargée de l'AIPRP au CRSNG ont continué de travailler à distance pendant tout l'exercice. Au début de la pandémie, ils n'ont pas pu utiliser le logiciel spécialisé de traitement des demandes d'accès à l'information ni les autres ressources à leur disposition à l'administration centrale. Le problème a été résolu en 2021-2022, mais l'arriéré de dossiers causé par ces difficultés ne s'est pas résorbé.

Même lorsque les membres de l'équipe ont eu pleinement accès au logiciel d'AIPRP spécialisé, les difficultés liées au travail à distance ont rendu d'autant plus compliqué le traitement des dossiers, ce qui a eu des répercussions sur la prestation des services.

De plus, étant donné que les employées et employés du CRSNG travaillaient à distance, il leur était impossible de traiter les documents papier et les documents secrets. Toutefois, depuis novembre 2021, l'équipe de la salle du courrier est en mesure de recevoir des documents protégés en format papier. En mars 2022, le CRSNG a lancé une nouvelle plateforme extranet permettant de fournir les documents de façon efficace et sécuritaire aux demandeurs plutôt que de leur communiquer un grand nombre de documents PDF protégés par mot de passe dans une série de courriels.

5. Services et activités connexes

Tout au long de l'exercice, le Bureau de l'AIPRP a donné des conseils et aidé le personnel de l'organisme en examinant divers documents, par exemple les réponses aux questions parlementaires, les protocoles de protection des renseignements personnels, les protocoles d'entente, les audits, les évaluations et les rapports de sécurité. En 2021-2022, le Bureau a offert une formation ponctuelle sur les dispositions de la LAI et leur incidence sur les programmes et les initiatives du CRSNG.

5.1 Info Source, information accessible au public et centres de demandes de renseignements

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source donne aux fonctionnaires (actuels et anciens) et à l'ensemble de la population une information pertinente leur permettant d'avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions fédérales assujetties à la LPRP et d'exercer leurs droits en vertu de cette loi.

Les politiques de financement, les descriptions de programme, la structure organisationnelle et les coordonnées des personnes-ressources du CRSNG se trouvent dans le site Web de l'organisme. Conformément à la politique fédérale sur la divulgation proactive, le site Web du CRSNG donne aussi accès aux rapports d'évaluation et d'audits internes. La page sur l'AIPRP fournit des renseignements généraux concernant la Loi sur l'accès à l'information ainsi que des renseignements sur les services offerts.

Par ailleurs, le CRSNG communique de manière proactive de l'information dans le site Web Gouvernement ouvert du gouvernement fédéral, entre autres les sommaires mensuels sur l'AIPRP et les renseignements sur les subventions accordées, les marchés attribués ainsi que les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences.

5.2 Initiatives et projets (menés à bien et en cours)

Le projet de loi C-58, qui a reçu la sanction royale le 21 juin 2019, modifie la Loi sur l'accès à l'information et exige la publication du titre et du numéro de référence de chaque note préparée par une institution fédérale à l'intention de l'administrateur général. En 2021-2022, le CRSNG a élaboré et mis en œuvre un nouveau processus en réponse à cette exigence en vue d'améliorer l'efficacité et de réduire le fardeau administratif. Il continue de publier le titre des notes d'information chaque mois dans le délai imparti de 30 jours.

5.3 Droits et dépenses

En vertu de la Loi sur les frais de service, l'autorité compétente doit présenter chaque année au Parlement un rapport sur les droits perçus par l'institution. En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la LAI, l'information ci-après est fournie conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Les seuls droits facturés pour une demande d'accès à l'information sont les frais de présentation de demande (5 $). Le CRSNG a perçu 65 $ pour la présentation de 13 demandes.
• Le CRSNG n'a dispensé aucune personne ou organisation du versement des frais en 2021-2022.

En 2021-2022, le coût total des salaires, des biens et des services professionnels associés au programme d'accès à l'information s'élevait à 236 714 $. Il s'agit d'une augmentation de plus de 7,9 % par rapport à 2020-2021 (219 448 $) et d'une hausse par rapport à 2019-2020 (174 947 $).

5.4 Défis

Au début de 2021-2022, le CRSNG avait un arriéré de huit dossiers reportés des exercices précédents. Cet arriéré, auquel s'ajoutent 13 nouvelles demandes d'accès à l'information à traiter, a mis à rude épreuve au cours de la première moitié de l'exercice les ressources limitées dont dispose le CRSNG en matière d'AIPRP. En raison de cette situation, l'équipe de l'AIPRP a dû établir les priorités opérationnelles et demander des prorogations suffisantes. Le CRSNG est demeuré déterminé à aider les demandeurs à peaufiner leur demande, mais le problème d'arriéré subsistera en raison du report de 10 demandes à l'exercice 2022-2023.

Selon les estimations, les ressources humaines affectées à l'accès à l'information se chiffraient à 2,3 ETP en 2021-2022 comparativement à 1,7 ETP en 2020-2021, ce qui représente une augmentation de 35 %. La charge de travail assumée par les 2,3 ETP était répartie entre des employées et employés travaillant à temps plein (1,5 ETP), des consultantes et consultants et du personnel d'agences de placement (0,7 ETP) et des employées et employés occasionnels ou travaillant à temps partiel et des étudiantes et étudiants (0,1 ETP).

Le CRSNG continue d'éprouver des difficultés à pourvoir aux postes liés à l'AIPRP, mais a pu doter deux postes d'agente ou agent au secrétariat de l'AIPRP et un poste d'analyste de l'AIPRP de manière permanente. L'organisme s'est engagé à solidifier à l'interne son équipe et son expertise en matière d'AIPRP afin d'accroître la stabilité et d'améliorer la prestation de services.

La complexité des demandes d'accès à l'information est grande pour les dossiers ayant trait aux subventions du CRSNG. Ces dossiers comprennent des renseignements personnels détaillés (p. ex., curriculum vitæ) et de l'information scientifique, financière et concurrentielle confidentielle sur les candidates et candidats, leurs partenaires (comme des entreprises de R et D) et des pairs évaluatrices et évaluateurs bénévoles. Pour traiter ces demandes, il a fallu consulter plusieurs tiers au sein du gouvernement fédéral et à l'extérieur (p. ex., des professeures et professeurs d'université et de collège, des établissements postsecondaires et des entreprises partenaires). Étant donné les renseignements personnels et concurrentiels sensibles détenus par le CRSNG et les diverses parties et intérêts concernés, le personnel doit faire preuve de diligence pour protéger l'information dont la communication pourrait nuire à l'avantage concurrentiel d'un individu, d'un établissement ou d'une entreprise.

6. Plaintes et audits

6.1 Plaintes

Demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada (CI) au sujet du traitement d'une demande.

Un dossier de plainte actif déposé au cours de l'exercice a été jugé résolu et clos en mars 2022. Quatre plaintes en suspens reportées de l'exercice précédent ont été fermées. Aucune plainte n'a été reportée à l'exercice 2022-2023.

6.2 Audits

Aucun audit n'a été mené pendant la période visée par le présent rapport.

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7. Annexes

• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs de 2021-2022
• Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2021-2022
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022