Rapports et preuves à l'appui

Rapports d'étape

Des rapports d'étape (ou un rapport final) doivent être présentés pour les subventions d'ICC. Une description détaillée des renseignements qui doivent figurer dans ces rapports sera envoyée aux établissements en même temps que la lettre d'octroi.

Rapports financiers

• Les établissements sont tenus de présenter à l'organisme un état des dépenses annuel, signé par le responsable des finances et par le représentant autorisé désigné par l'établissement, pour chacune des subventions pour l'exercice prenant fin le 31 mars de chaque année. À cette fin, ils doivent utiliser le formulaire 301 de l'organisme,  Subventions de recherche – État des dépenses – Programme d'innovation dans les collèges et la communauté (ICC).
• En plus du formulaire 301 du titulaire, chaque établissement doit passer en revue un rapport de rapprochement fourni par la Division des finances de l'organisme. L'établissement doit retourner le formulaire 301 du titulaire de même que le rapport de rapprochement au plus tard le 30 juin pour l'exercice se terminant le 31 mars.
• Les établissements sont tenus de présenter à l'organisme d'autres rapports financiers au besoin.

Preuves à l'appui

Pour chaque subvention, l'établissement ou le représentant autorisé doit maintenir des dossiers complets et précis sur l'utilisation du financement de l'organisme, y compris des pistes de vérification vérifiables et des documents justificatifs complets pour chaque transaction, pendant au moins sept ans.

Il incombe au représentant autorisé d'autoriser les dépenses imputées à son compte de subvention d'ICC conformément aux exigences et aux modalités des subventions de l'organisme et aux politiques de l'établissement. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subvention d'ICC sans que le représentant autorisé ait autorisé de telles dépenses par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du représentant autorisé ou de son délégué. Les signatures permettent de confirmer :

• que toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
• que toutes les dépenses figurant sur la demande sont admissibles;
• que tous les biens ou les services ont été reçus;
• que les montants compris n'ont pas fait l'objet d'une demande de remboursement auprès d'autres sources;
• que les remboursements de dépenses reçus d'autres sources ou d'autres établissements seront divulgués à l'établissement responsable.

Les établissements doivent être en mesure de fournir des documents d’appui pour toutes les dépenses imputées à chaque compte de subvention ainsi qu’une justification si le lien entre les dépenses et la recherche n’est pas clair.

Les documents d’appui devraient comprendre :

• les salaires ou les paiements versés au personnel de recherche :
  • les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même les subventions, y compris le nom des personnes, les catégories, les niveaux de rémunération et le lien entre le bénéficiaire et la subvention;
  • la durée de l’appui accordé à chaque membre du personnel;
  • les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés;
• les appareils et les fournitures :
  • les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
  • le prix d’achat;
• les allocations pour frais et les frais partagés :
  • les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
  • la méthode de calcul ou d’attribution;
  • l’autorisation du représentant autorisé en ce qui concerne les frais imputés au compte de subvention d’ICC;
• les frais de représentation à des fins de réseautage et pour des activités liées à la recherche :
  • les documents indiquant les dates des activités;
  • le nombre de participants;
  • l’objectif de l’activité;
  • la signature du superviseur du représentant autorisé pour les dépenses de représentation à des fins de réseautage pour lesquelles le remboursement est demandé par le représentant autorisé;
• les incitatifs payés pour le recrutement et la participation à la recherche :
  • les factures des fournisseurs indiquant en détail les achats effectués en vue d’offrir des incitatifs;
  • la demande à un comité d’éthique de la recherche expliquant en détail le plan d’incitation (méthode de distribution, valeur des incitatifs, nombre de personnes qui en bénéficieront);
  • l’approbation de l’incitatif par le comité d’éthique de la recherche;
  • la preuve de paiement des incitatifs (p. ex., reçus signés, liste codée des bénéficiaires, attestation du chercheur ou d’autres personnes visées par le versement de l’incitatif).

Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement tirés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Toute demande de remboursement doit également être conforme aux politiques et aux procédures courantes en matière de déplacement de l'établissement du représentant autorisé. Si une personne autre que le représentant autorisé demande un remboursement, on doit indiquer clairement l'affiliation de cette personne avec le groupe de recherche du représentant autorisé. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement doit être signée par le représentant autorisé. Si les déplacements ont été effectués par le représentant autorisé, la demande de remboursement doit être contresignée par le superviseur du représentant autorisé pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la subvention.

La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l'information suivante :

• l’objectif du voyage et le rapport avec la recherche appuyée;
• les dates et les destinations (personne ou organisation visitée);
• la documentation d’appui officielle (p. ex., prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
• les dépenses engagées quotidiennement au cours de ces visites;
• des précisions sur tout véhicule utilisé;
• les reçus, p. ex., les factures d’hôtel, les contrats de location de véhicules (les bordereaux de cartes de crédit ou les messages de confirmation de réservations ne sont pas des reçus valides);
• les reçus des billets d’avion et les cartes d’embarquement (s’ils sont disponibles), ou toute autre preuve à l’appui des frais de déplacement pour lesquels on demande le remboursement (p. ex., une attestation écrite fournie par le représentant autorisé).