Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au titre du Programme d'innovation dans les collèges et la communauté

Tous les renseignements personnels fournis au titre du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC) et ayant trait aux chercheurs, aux employés des collèges et des entreprises, aux membres de la communauté et autres servent à l’évaluation des demandes et à l’administration et au suivi des subventions. Par conséquent, il se peut que les renseignements fournis par les collèges au titre du Programme d’ICC soient utilisés et divulgués au cours des activités décrites ci-dessous.

Les trois organismes subventionnaires, le CRSNG, le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), s’échangent des renseignements, au besoin, à des fins de gestion du programme. Les organismes sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui limitent de manière stricte l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels et d’autres types de renseignements sensibles. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les droits d’accès à l’information et la mise en œuvre de ces lois au sein de chacun des organismes, veuillez consulter le site Web de ces derniers (CRSNG,  CRSH et  IRSC).

Les organismes partagent des renseignements sur les demandes et les subventions accordées dans le cadre du Programme d’ICC avec les autorités pertinentes des collèges qui ont présenté une demande et qui administrent une subvention.

Au cours du processus d’évaluation, le contenu des demandes de subvention est divulgué aux comités de sélection des subventions composés d’experts recrutés au sein du milieu de l’enseignement postsecondaire, de l’industrie et du gouvernement. Des demandes sont également transmises à des examinateurs de l’extérieur, au besoin. Tous les participants aux activités d’évaluation relatives au Programme d’ICC doivent indiquer qu’ils satisferont aux exigences et aux attentes juridiques en ce qui a trait à la confidentialité et à la protection des renseignements qui leur sont confiés.

Les organismes utilisent parfois les renseignements personnels contenus dans les propositions de recherche pour recruter de nouveaux membres de comité et examinateurs qui aideront à examiner les demandes de subvention. Les organismes doivent par la suite obtenir le consentement de ces personnes.

Les demandes présentées au Programme d’ICC peuvent être examinées, tel qu’il est exigé, aux termes de la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI). Des éléments des propositions de recherche peuvent être transmis à des ministères fédéraux aux fins d’examen, tel qu’il est indiqué dans la Loi.

Les organismes publient et diffusent couramment des renseignements sur les demandes retenues aux fins de diffusion publique. (Ces renseignements comprennent, entre autres, le nom du collège, le montant accordé, le domaine de recherche, le titre du projet ainsi qu’un résumé de la proposition de recherche élaborée par le demandeur.) Les renseignements sont en général publiés dans le site Web des organismes.

Les dossiers et les bases de données contenant des renseignements personnels peuvent également être utilisés par les organismes en vue de la planification, de l’évaluation et de la révision des programmes, ainsi qu’au cours des vérifications, et pour établir des données statistiques sur ces activités.

Les renseignements présentés au titre du programme sont assujettis au  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Ils peuvent être utilisés et divulgués en vertu de ce Cadre de référence. Par exemple, des renseignements pourraient être communiqués aux IRSC ou au CRSH, ainsi qu’à d’autres organismes subventionnaires, aux fins de contrôle du respect, par les établissements qui effectuent de la recherche et par les chercheurs, du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Dans les cas de violation grave des politiques de l’organisme, et s’il en est jugé ainsi par le président de l’organisme, l’organisme peut divulguer publiquement tout renseignement pertinent qui est d’intérêt public, y compris le nom du chercheur concerné, la nature de la violation, le nom de l’établissement où le chercheur était employé au moment de la violation, le nom de l’établissement où le chercheur est actuellement employé et les recours pris à l’endroit du chercheur concerné. Lorsqu’il déterminera s’il s’agit d’un cas grave de violation, l’organisme tiendra compte de la mesure dans laquelle la violation compromet la sécurité du public ou jetterait le discrédit sur la conduite de la recherche. Pour en savoir plus, consultez la Foire aux questions : Politique sur le consentement à la divulgation de renseignements personnels.

Le personnel technique du CRSNG utilise les renseignements fournis par les utilisateurs du système en ligne au moment de l’inscription pour repérer ces derniers et pour communiquer avec eux lorsque les contrôles de routine des systèmes révèlent qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.

Les organismes peuvent utiliser les renseignements personnels contenus dans les propositions dans le but de communiquer de l’information sur le programme aux chercheurs ou de mettre à jour leurs listes postales, moyennant consentement de ces derniers. Les organismes ne partagent aucun renseignement sur les adresses avec des particuliers ou d’autres organismes.