Rapports et pièces justificatives

Rapports d’activité

Les exigences en matière de rapports d’activité pour les subventions du Programme PromoScience sont énoncées dans la notification de décision envoyée à tous les nouveaux titulaires d’une subvention après chaque concours. Le paiement des versements ultérieurs ou des subventions ultérieures pourrait être conditionnel à la réception des rapports d’activité satisfaisants. Des rappels et des mises à jour concernant les exigences en matière de rapports seront envoyés aux organismes par courriel au moins trois mois avant la date de remise des rapports.

Rapports financiers

Les organismes sont tenus de présenter au CRSNG un état des dépenses annuel, signé par le responsable des finances désigné de l’organisme, relativement à chaque subvention pour l’exercice prenant fin le 31 mars de chaque année en utilisant le formulaire 300, Subventions de recherche – État des dépenses. Envoyez-le par courriel au service des finances du CRSNG à awards.reconciliation@nserc-crsng.gc.ca.

• Remarque : La période de validité de la subvention de PromoScience est de janvier à décembre. Par conséquent, le premier formulaire 300 présenté fera état des dépenses effectuées au cours d’une période de trois mois (de janvier à mars);
• Les organismes peuvent être tenus de présenter au CRSNG d’autres rapports financiers au besoin.

Pièces justificatives

Pour chaque subvention, l’organisme ou le candidat principal doit maintenir des dossiers complets et précis sur l’utilisation du financement du CRSNG, y compris des pistes de vérification vérifiables, ainsi que des documents d’appui complets pour chaque opération, et ce, pendant une période d’au moins sept ans.

Il incombe au candidat principal d’autoriser les dépenses imputées à son compte de subvention de PromoScience conformément aux exigences et aux modalités des subventions du CRSNG et aux politiques de l’organisme. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subventions de PromoScience sans que le candidat principal ait autorisé une telle dépense par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du candidat principal ou de son délégué. Les signatures permettent de confirmer :

• que toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
• que toutes les dépenses figurant sur la demande sont des dépenses admissibles;
• que tous les biens ou les services ont été reçus;
• que les montants compris n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’autres sources;
• que les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou établissements doivent être divulgués à l’établissement responsable.

Les titulaires doivent être en mesure de fournir des documents d’appui pour toutes les dépenses imputées à leur compte de subvention, notamment les documents relatifs aux dépenses liées à ce qui suit :

• les salaires versés au personnel :
• les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même les subventions, y compris le nom des personnes, les catégories et les niveaux de rémunération;
• la durée de l’appui accordé à chaque membre du personnel;
• les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés;
• les appareils et les fournitures :
• les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
• le prix d’achat;
• les allocations pour frais et les frais partagés :
• les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
• la méthode de calcul ou d’attribution;
• l’autorisation du titulaire en ce qui concerne les frais imputés;
• la représentation à des fins de réseautage et pour des activités liées à la promotion des sciences, les documents sont contresignés par le directeur de département ou le doyen si la demande de remboursement provient du candidat principal :
• les documents indiquant la date de l’activité;
• le nombre de participants;
• l’objectif de l’activité.

Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement tirés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et procédures normalisées sur les déplacements de l’organisme du titulaire. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire, il y a lieu de préciser l’affiliation avec l’organisme du titulaire. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le titulaire. Si les déplacements ont été effectués par le titulaire, la demande de remboursement doit être contresignée par le directeur de recherche ou le directeur du département pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la subvention.

La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre les renseignements suivants :

• l’objectif du voyage;
• les dates et les destinations (personnes ou lieux visités);
• la documentation d’appui officielle (p. ex., prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
• des détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses reliées à ces visites;
• des précisions sur tout véhicule utilisé;
• les reçus, p. ex., les factures d’hôtel, les contrats de location de véhicules (les bordereaux de cartes de crédit ou les messages de confirmation de réservations ne sont pas des reçus valides);
• les reçus des billets d’avion et les cartes d’embarquement (si disponibles) ou toute autre preuve à l’appui des frais de déplacement pour lesquels on demande le remboursement (p. ex., une déclaration écrite du titulaire de la subvention).