Les exigences en matière de rapports d’activité pour les subventions du Programme PromoScience sont énoncées dans la notification de décision envoyée à tous les nouveaux titulaires d’une subvention après chaque concours. Le paiement des versements ultérieurs ou des subventions ultérieures pourrait être conditionnel à la réception des rapports d’activité satisfaisants. Des rappels et des mises à jour concernant les exigences en matière de rapports seront envoyés aux organismes par courriel au moins trois mois avant la date de remise des rapports.
Les organismes sont tenus de présenter au CRSNG un état des dépenses annuel, signé par le responsable des finances désigné de l’organisme, relativement à chaque subvention pour l’exercice prenant fin le 31 mars de chaque année en utilisant le formulaire 300, Subventions de recherche – État des dépenses. Envoyez-le par courriel au service des finances du CRSNG à awards.reconciliation@nserc-crsng.gc.ca.
Pour chaque subvention, l’organisme ou le candidat principal doit maintenir des dossiers complets et précis sur l’utilisation du financement du CRSNG, y compris des pistes de vérification vérifiables, ainsi que des documents d’appui complets pour chaque opération, et ce, pendant une période d’au moins sept ans.
Il incombe au candidat principal d’autoriser les dépenses imputées à son compte de subvention de PromoScience conformément aux exigences et aux modalités des subventions du CRSNG et aux politiques de l’organisme. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subventions de PromoScience sans que le candidat principal ait autorisé une telle dépense par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du candidat principal ou de son délégué. Les signatures permettent de confirmer :
Les titulaires doivent être en mesure de fournir des documents d’appui pour toutes les dépenses imputées à leur compte de subvention, notamment les documents relatifs aux dépenses liées à ce qui suit :
Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement tirés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et procédures normalisées sur les déplacements de l’organisme du titulaire. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire, il y a lieu de préciser l’affiliation avec l’organisme du titulaire. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le titulaire. Si les déplacements ont été effectués par le titulaire, la demande de remboursement doit être contresignée par le directeur de recherche ou le directeur du département pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la subvention.
La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre les renseignements suivants :