Renseignements sur le Portail de recherche à l'intention des administrateurs de recherche

Aperçu

Le Portail de recherche offre un guichet unique aux candidats, aux évaluateurs, aux membres de comité, aux établissements et aux partenaires. Le Portail de recherche est utilisé pour gérer les processus de présentation des demandes et d’évaluation par les pairs, l’acceptation des octrois, l’annonce des résultats et l’établissement des rapports.

Le Portail de recherche permet également aux administrateurs de recherche d’accéder aux demandes, de les examiner, de les approuver et de les envoyer à l’organisme subventionnaire. Chaque établissement doit désigner un « administrateur principal » qui est chargé de donner les privilèges à d’autres administrateurs de recherche dans le Portail de recherche, selon leur rôle.

Renseignements à l’intention des administrateurs de recherche

Les nouveaux administrateurs de recherche principaux qui ont besoin de tous les privilèges d’accès au Portail de recherche doivent s’inscrire en présentant à l’organisme (c.-à-d. le CRSH ou le CRSNG) le Formulaire d’inscription à l’intention de l’administrateur de recherche principal, Portail de recherche pour le CRSNG et le CRSH.

Tous les administrateurs de recherche et les administrateurs de recherche adjoints doivent lire les Instructions à l’intention des administrateurs de recherche avant d’utiliser le Portail de recherche.

Aide avec le Portail de recherche

Consultez le document Portail de recherche – Foire aux questions ou communiquez avec le  Bureau de soutien.

Instructions à l’intention des administrateurs de recherche

• Introduction
• Rôles et privilèges d’accès
• Processus d’inscription pour les administrateurs de recherche principaux
• Attribuer ou supprimer un rôle
• Modifier l’administrateur de recherche principal
• Accéder aux demandes dans le Portail de recherche
• Visualiser une demande
• Retourner une demande à un candidat
• Envoyer une demande au CRSNG
• Action en bloc
• Exporter la liste des candidats vers Excel ou CSV
• Rapport des cocandidats
• Protection et divulgation des renseignements personnels
• Modalités de présentation des demandes ou d’autres documents au CRSNG et au CRSH

Introduction

Le portail des établissements au sein du Portail de recherche est un espace de travail électronique sécurisé offert aux administrateurs de recherche des établissements canadiens admissibles qui permet :

• d'examiner les demandes de subvention;
• de retourner les demandes de subvention aux candidats;
• d’envoyer les demandes de subvention à l’organisme subventionnaire approprié
  (c.-à-d. le CRSNG ou le CRSH).

Rôles et privilèges d’accès

Le portail de l’administrateur de recherche confère les trois rôles ci-dessous.

Processus d’inscription pour les administrateurs de recherche principaux

Pour accéder au Portail de recherche, vous devez :

• créer votre profil de compte si vous n’en avez pas. Imprimez, remplissez et signez le Formulaire d’inscription à l’intention de l’administrateur de recherche principal, Portail de recherche pour le CRSNG et le CRSH. Le formulaire doit être approuvé et signé par le vice-recteur à la recherche de votre établissement. Si le vice‑recteur à la recherche est aussi l’administrateur de recherche principal de l'établissement, son supérieur administratif doit approuver et signer le formulaire.
• envoyer une copie numérisée du formulaire rempli et signé à institution@nserc-crsng.gc.ca ou à institution@sshrc-crsh.gc.ca.

L’organisme vous accordera le rôle d’administrateur de recherche principal une fois votre formulaire reçu. Il ne peut y avoir qu’un seul administrateur de recherche principal au sein de votre établissement.

Attribuer ou supprimer un rôle

Cette tâche peut être effectuée uniquement par l’administrateur de recherche principal. Avant de commencer, assurez-vous que la personne à qui vous voulez attribuer un rôle est inscrite au Portail de recherche.

Attribuer un rôle

• À la page Établissements du Portail de recherche, cliquez sur Administrateur de recherche dans le menu au haut de la page, puis cliquez sur Pouvoir d’attribution de rôles.
• Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
• Indiquez l’adresse de courriel du nouvel administrateur de recherche dans le champ Courriel. Remarque : Cette adresse de courriel doit être la même que celle utilisée au moment de l’inscription au Portail de recherche.
• Dans la liste déroulante, sélectionnez l’un ou l’autre des rôles suivants :
  • administrateur de recherche;
  • administrateur de recherche adjoint.
• Sélectionnez l’organisme (c.-à-d. le CRSNG ou le CRSH). Si une personne a le rôle d’administrateur de recherche pour les deux organismes, vous devez l’ajouter deux fois (un utilisateur par organisme).
• Cliquez sur Ajouter.
• Répétez les étapes 2 à 6 pour ajouter d’autres administrateurs de recherche.

Supprimer un rôle

• À la page Pouvoir d’attribution de rôles, sélectionnez le nom de l’administrateur de recherche que vous voulez supprimer de la liste, puis cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaîtra.
• Cliquez sur OK pour supprimer le nom de la liste. La page sera actualisée et le nom de la personne ne figurera plus sur la liste.

Modifier l’administrateur de recherche principal

Il faut informer le CRSNG dès que l’administrateur de recherche principal est remplacé ou quitte l’établissement. Il faut présenter au CRSNG un nouveau formulaire d’inscription dûment approuvé qui indique les coordonnées du nouvel administrateur de recherche principal. Suivez le processus d’inscription susmentionné.

Accéder aux demandes dans le Portail de recherche

• Ouvrez une session dans le  Portail de recherche au moyen de votre adresse de courriel et de votre mot de passe. Les deux onglets suivants apparaîtront : (1) Candidat et (2) Établissement (AR).
• Cliquez sur l’onglet Établissement (AR).
• Filtrez les demandes par organisme, cycle de financement ou possibilité de financement afin de visualiser la liste des demandes de votre établissement.

La page Portail des établissements est divisée en trois sections :

• Filtres
• Sommaire de l’état des demandes
• Liste des demandes par organisme et par possibilité de financement

La section Sommaire de l’état des demandes indique le nombre total de demandes selon leur état en fonction de la possibilité de financement sélectionnée.

Définitions des états 

En cours : La demande a été créée ou est mise à jour par le candidat. L’administrateur de recherche peut visualiser la demande et les pièces jointes, ainsi que les CV communs canadiens (CVC).

Reçu par l’administrateur : Le candidat a présenté sa demande à l’administrateur de recherche. L’administrateur de recherche peut visualiser la demande, y compris les pièces jointes et les CVC, la retourner au candidat ou l’envoyer à l’organisme.

Retourné : La demande doit être modifiée et a été retournée au candidat par l’administrateur de recherche. Le candidat reçoit un courriel automatisé l’informant que la demande lui a été retournée.

Les étapes ci-dessus se répètent tant que le candidat doit apporter des modifications à sa demande. Ce processus est une fonctionnalité à sens unique. L’administrateur de recherche et le candidat ne peuvent pas s’engager dans un dialogue au moyen de la fonction Retourner.

Reçu par l’organisme : L’administrateur de recherche a approuvé la demande et l’a envoyée à l’organisme. L’administrateur de recherche peut visualiser la demande, y compris les pièces jointes et les CVC, mais il ne peut plus la retourner au candidat.

Visualiser une demande

Les demandes sont présentées par organisme et par possibilité de financement.

• Pour réduire ou développer un regroupement, cliquez sur la flèche  située à la gauche de l’en-tête de groupe.
• Pour trier les demandes, cliquez sur un des en-têtes de colonne. Pour effacer le tri, cliquez sur Effacer le tri.
• Pour filtrer les demandes, entrez une valeur dans le champ sous l’en-tête de colonne, puis cliquez sur l’icône de filtre  afin de sélectionner les options de filtre. Pour effacer les filtres, cliquez sur Effacer les filtres.

Pour visualiser une demande, cliquez sur le titre de la demande. La page Aperçu de la demande apparaîtra. À partir de cette page, vous pouvez visualiser une demande, les pièces jointes et les CVC en sélectionnant Visualiser. Vous pouvez également exporter la demande et les pièces jointes en PDF en sélectionnant Exporter la demande et les pièces jointes en PDF.

Remarque : Vous pouvez utiliser la fonction Exporter la demande et les pièces jointes en PDF pour enregistrer une copie de vos documents, au besoin. Les demandes sont conservées dans le Portail de recherche pendant trois mois à partir de la date limite de présentation des demandes.

Retourner une demande à un candidat

Les demandes dont l’état indique Reçu par l’administrateur peuvent être retournées au candidat afin que ce dernier y apporte des modifications. Cliquez sur Retourner. L’état de la demande passera à Retourné, puis à En cours après que le candidat a ouvert la demande.

Envoyer une demande au CRSNG

Avant d’envoyer une demande au CRSNG, examinez-en le contenu. Lorsque vous êtes certain que la demande est complète, cliquez sur Envoyer. L’état de la demande passera à Reçu par l’organisme.

La première fois que vous envoyez une demande à l’organisme, vous devez accepter les modalités à l’intention des administrateurs de recherche avant de pouvoir envoyer des demandes. Consultez la section Signatures.

Toutes les demandes doivent être approuvées et présentées à l’organisme par l’administrateur de recherche principal ou un administrateur de recherche. Le fait d’envoyer une demande à l’organisme constitue la signature électronique de l’établissement et remplace la signature manuscrite de l’administrateur de recherche.

Action en bloc

Vous pouvez retourner ou approuver en bloc plusieurs ou toutes les demandes dont l’état indique Reçu par l’administrateur.

• Pour sélectionner plusieurs demandes, cochez la case qui se trouve à côté du nom de famille du candidat; pour sélectionner toutes les demandes, cochez la case qui se trouve à côté de l’en-tête de colonne Nom de famille.
• Sélectionnez l’action en bloc que vous souhaitez accomplir dans la liste déroulante située dans le coin inférieur droit de la page.
• Cliquez sur Aller.

Exporter la liste des candidats vers Excel ou CSV

• Cliquez sur l’une des deux icônes suivantes : . L’exportation est effectuée en fonction du dernier filtre que vous avez établi ou du dernier tri que vous avez fait (p. ex., Reçu par l’administrateur).
• Enregistrez le fichier.

Rapport des cocandidats

Dans la barre de menu supérieure, sélectionnez Administration des établissements, puis Rapport des cocandidats. Ce rapport dresse la liste des chercheurs de votre établissement qui sont des cocandidats dans le cadre de demandes présentées par l’entremise d’autres établissements. Les résultats du rapport sont cumulatifs et incluent seulement les demandes qui ont été présentées à l’administrateur de recherche et envoyées à l’organisme par l’établissement administrateur.

Protection et divulgation des renseignements personnels

L’organisme est assujetti aux lois et aux politiques fédérales portant sur les données sensibles qui régissent leur gestion, leur utilisation et leur divulgation. En particulier, la  Loi sur l’accès à l’information et la  Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral protègent pratiquement tous les renseignements concernant les personnes identifiables. Étant donné que les établissements de recherche participent directement à l’administration des demandes et des octrois, leurs agents et employés se voient confier des renseignements qui ne doivent pas être divulgués au public. Ces renseignements doivent être gérés par l’établissement de manière sécurisée. En général, cela signifie qu'ils doivent être maintenus dans un environnement sécurisé, divulgués aux employés uniquement sur une base stricte de « besoin de savoir » et utilisés uniquement aux fins prévues par l’organisme. Les employés des établissements auxquels de tels renseignements confidentiels sont divulgués doivent être mis au courant de ces exigences.

Comme les établissements sont déjà assujettis aux lois provinciales sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels et aux politiques locales sur la confidentialité, l’organisme ne prévoit pas que cela créera un fardeau administratif indu ou nouveau.

• Pour obtenir plus de renseignements, consultez les dispositions du CRSNG en ce qui concerne l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.
• Pour obtenir plus de renseignements, consultez les dispositions du CRSH en matière de  protection et de divulgation des renseignements personnels.

Modalités de présentation des demandes ou d’autres documents au CRSNG et au CRSH

Avant de présenter une demande ou tout autre document au CRSNG ou au CRSH (ci-après l’organisme) à titre d’administrateur de recherche (c.-à-d. de représentant de l'établissement), vous devez lire et accepter les modalités suivantes.

• l'établissement respectera les rôles et les responsabilités énoncés dans
  l’  Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche (l’Entente), le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et la documentation connexe, le Guide d’administration financière des trois organismes et la documentation de programme pertinente;
• tel qu’il est exigé par l’Entente, le candidat et les cocandidats satisfont aux conditions d’admissibilité de la possibilité de financement;
• l’établissement du candidat a obtenu, avant la présentation de la demande, l’approbation écrite des autres établissements qui participent à la demande;
• vous ne divulguerez ou n’utiliserez aucun renseignement que vous aurez obtenu par l’entremise du Portail de recherche, sauf dans le cadre de votre participation au processus de demande de l’organisme;
• vous comprenez que l’organisme se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’annuler ou de limiter votre accès au Portail de recherche en tout temps et sans préavis.

Votre acceptation des présentes modalités équivaut à votre signature manuscrite. Vous reconnaissez et acceptez que la présente entente s’applique intégralement à toutes les demandes ainsi qu’à tous les documents et autres communications se rapportant au Portail de recherche ou aux activités de l’organisme que vous pourriez présenter, consulter ou obtenir par voie électronique ou d’une autre façon.