Programme de subventions d’outils et d’instruments de recherche

Instructions relatives à la présentation des demandes

• Renseignements généraux
• Remplir la demande
• Pièces jointes
• Cocandidats
• Télécharger votre CVC du CRSNG
• Présenter la demande au CRSNG
• Signatures

Renseignements généraux

Au sujet du programme

Avant de remplir le formulaire de demande, consultez la description du programme.

Suis-je admissible à participer au programme de subventions?

Pour savoir si vous pouvez participer à ce programme de subventions en tant que candidat ou cocandidat, consultez les Critères d’admissibilité – Pour les membres du corps professoral.

Qui doit remplir le formulaire de demande?

Le candidat et les cocandidats doivent remplir leurs sections respectives de la demande en suivant les instructions et en utilisant le Portail de recherche. De plus, chacun d’entre eux doit remplir le  CV commun canadien (CVC) du CRSNG et le joindre à la demande.

Normes de présentation des renseignements requis dans la demande

Vous devez présenter une demande qui renferme tous les renseignements exigés et qui respecte les normes du Portail de recherche relatives à la présentation de demandes et aux pièces jointes. Les demandes qui sont incomplètes et qui ne respectent pas les normes de présentation pourraient être refusées ou défavorisées par rapport aux demandes complètes qui respectent les normes de présentation. Les renseignements qui, dans les instructions, ne sont pas désignés comme étant obligatoires seront supprimés.

Date limite de présentation des demandes

Vous devez présenter votre demande au bureau de la recherche de votre établissement avant sa propre date limite de présentation des demandes. Pour connaitre cette date, communiquez avec le bureau de la recherche de votre établissement.

Vous devez présenter votre demande au CRSNG avant 20 h (HE) le jour de la date limite. La date limite de présentation des demandes est indiquée dans la description du programme, ainsi que dans le Portail de recherche.

Si le système de présentation des demandes en ligne ne fonctionne pas, consultez la section Interruptions prolongées des normes de service pour les systèmes de demande en ligne du CRSNG et du CRSH.

Les demandes présentées au CRSNG ne pourront plus être mises à jour ni modifiées, ni avant ni après la date limite de présentation des demandes.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les renseignements fournis dans la demande sont recueillis en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et seront conservés dans des banques de données décrites dans  Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements. On donne des précisions sur l’utilisation et la divulgation de ces renseignements dans la section Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au CRSNG, dans la documentation sur les programmes du CRSNG et dans le texte ci-dessous. Les renseignements personnels sont utilisés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Renseignements de déclaration volontaire (membres de l’équipe de recherche)

Vous devez remplir le formulaire de déclaration volontaire qui se trouve sur votre page de profil dans le Portail de recherche lorsque vous présentez une demande de financement au CRSNG. Les données ainsi recueillies fournissent des renseignements sur la diversité de l’ensemble des personnes qui présentent une demande de financement à l’organisme et obtiennent des fonds de ce dernier. Grâce à ces renseignements, le CRSNG peut suivre les progrès réalisés en vue de favoriser l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) dans ses programmes, de relever et d’éliminer les obstacles à l’EDI ainsi que de mettre en place de nouvelles mesures qui permettront de créer un milieu de la recherche plus équitable, diversifié et inclusif. Vous devez répondre à chaque question pour que votre formulaire soit valide. Si vous ne souhaitez pas répondre à une question, vous pouvez toujours choisir l’option « Je préfère ne pas répondre ». Les renseignements de déclaration volontaire ne font pas partie de la demande. Ils ne seront pas communiqués aux membres de comités d’évaluation externes ni aux membres de comités de sélection, et ces personnes n’y auront pas accès.

Pour en savoir plus, consultez la  foire aux questions concernant le Formulaire de déclaration volontaire.

À qui devrais-je m’adresser pour obtenir de l’aide?

• Pour obtenir des renseignements sur le programme, consultez la Liste des points de contact.
• Pour des questions qui concernent le Portail de recherche, communiquez avec le Service de dépannage des services par courriel à webapp@nserc-crsng.gc.ca, par téléphone au 613-995-4273 ou en remplissant une demande de soutien en ligne.

Remplir la demande

Créer une demande

• Ouvrez une session dans le  Portail de recherche.
• Sélectionnez la possibilité de financement et cliquez sur Créer.
• Remplissez votre profil d’admissibilité et cliquez sur Valider.
• Cliquez sur Poursuivre et créer la demande.
• Sous Demandes, cliquez sur Ouvrir afin de remplir une demande.
• Cliquez sur Modifier pour remplir les diverses sections.

Identification

Organisation administratrice

Organisation : Sélectionnez l’organisation qui administrera la subvention.

Département : Indiquez le département au sein duquel vous détenez un poste admissible. Si le nom de votre département ne figure pas dans la liste, sélectionnez Siège social.

Demande

Titre de la demande : Le titre doit être court et décrire l’appareil faisant l’objet de la demande. Il pourrait être utilisé à des fins de publication. Évitez les abréviations (p. ex., ADN, OTAN) ainsi que les noms d’entreprises et les marques de commerce.

Langue de la demande : Indiquez la langue dans laquelle la demande sera présentée.
Le texte principal de la demande doit être rédigé dans une seule des langues officielles (en français ou en anglais). Les CVC du CRSNG présentés par le candidat et les cocandidats doivent être dans la même langue que la demande.

Groupe d’évaluation suggéré : Sélectionnez le groupe d’évaluation qui correspond le mieux à votre domaine de recherche. Votre suggestion sert à l’assignation préliminaire de votre demande au Comité de sélection des subventions d’outils et d’instruments de recherche (OIR) approprié. Le CRSNG prend la décision finale quant à l’assignation.

Nombre d’heures par mois qui seront consacrées à la recherche ou à l’activité, ou à l’utilisation de l’appareil ou des installations : Le candidat et chaque cocandidat doivent remplir cette section. Indiquez le nombre d’heures par mois que vous prévoyez consacrer à l’utilisation de l’appareil demandé.

Résumé de la proposition

La zone de texte peut contenir au plus 3 000 caractères.

Présentez un résumé de votre proposition de recherche dans un langage clair pouvant être compris par le public. Ce résumé en langage courant sera mis à la disposition du public si votre proposition est financée.

En utilisant des termes simples, décrivez succinctement l’appareil dont il est question dans la demande, ce à quoi il servira et les activités de recherche qu’il permettra d’effectuer. Indiquez en quoi la recherche revêt de l’importance et pour qui, ainsi que les répercussions prévues et les avantages qu’elle présente pour le domaine de recherche et pour le Canada.

Si vous le désirez, vous pouvez également présenter votre résumé dans l’autre langue officielle en utilisant la zone de texte indiquée à cette fin.

Dépenses prévues

Les dépenses liées au projet sont assujetties aux principes et aux directives régissant l’utilisation appropriée des fonds de subvention énoncés dans le Guide d’administration financière des trois organismes.

 

*Les frais de déplacement du fournisseur pour l’installation, la réparation ou la remise à neuf d’un appareil constituent des couts admissibles.

Les demandes de subventions en vue de l’achat de matériel informatique sont considérées au même titre que les autres demandes de subventions d’appareils. Les fonds des subventions d’OIR peuvent être utilisés pour effectuer l’achat de matériel informatique ou l’acquisition de logiciels, ou les deux.

Les dépenses prises en charge par le Fonds de soutien à la recherche (FSR) ne sont pas admissibles à un remboursement au titre du Programme de subventions d’OIR. Pour obtenir plus de détails sur les couts indirects pris en charge par le FSR, consultez le  site Web du Fonds.

Contributions en espèces

Indiquez toutes les contributions en espèces, le cas échéant. Une contribution en espèces est une aide financière fournie par une autre source de financement, par exemple une université ou une entreprise. Une remise d’un fournisseur n’est pas considérée comme une contribution en espèces.

Utilisez la section Justification du budget (consultez la section Pièces jointes ci-dessous) pour expliquer et justifier chaque poste budgétaire et les contributions fournies par d’autres sources pour acheter l’appareil.

Détail des activités

Exigences en matière d’attestation

Avant de remplir la section, consultez les exigences concernant certains types de recherche.

Recherche utilisant des êtres humains : Si vous sélectionnez Oui, vous devez fournir à l’administration de votre établissement un certificat attestant que les projets de recherche comportant des expériences sur l’être humain ont fait l’objet d’un examen et ont reçu l’approbation requise.

Recherche exigeant l’utilisation d’animaux : Si vous sélectionnez Oui, vous devez fournir à l’administration de votre établissement un certificat du comité de protection des animaux de l’établissement attestant que les procédés expérimentaux ont été approuvés et que les animaux utilisés pour des recherches seront traités conformément aux principes énoncés dans le manuel du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA).

Recherche utilisant des cellules souches pluripotentes ou totipotentes humaines : Si vous sélectionnez Oui, ou qu’à l’issue de l’évaluation par les pairs la demande de subvention a été cernée comme étant dans cette catégorie, et pour laquelle un financement a été recommandé, la demande sera transmise au Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches (CSRCS) des Instituts de recherche en santé du Canada en vue d’en assurer la conformité avec la  section F du chapitre 12 de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2). La demande doit aussi faire l’objet de l’évaluation habituelle par les Comités d’éthique de la recherche (CER) locaux. Le financement ne sera accordé que suite à l’approbation du CSRCS.

Recherche présentant des risques biologiques : Si vous sélectionnez Oui, vous devez fournir à l’administration de votre établissement un certificat du comité de biosécurité de l’établissement attestant que les modalités d’utilisation des laboratoires satisfont aux mesures de sécurité nécessaires au niveau de confinement que requièrent les travaux de recherche.

Incidence environnementale : Pour obtenir plus de renseignements, consultez les Lignes directrices du CRSNG sur l’évaluation d’impact.

Codes de sujets de recherche

Consultez la page Web des codes de sujets de recherche. Il faut indiquer un code de recherche principal.

Codes par domaine d’application

Consultez la page Web des codes par domaine d’application. Il faut indiquer un domaine de recherche principal.

Mots-clés

Indiquez au plus dix mots-clés qui décrivent le mieux votre proposition.

Profil d’admissibilité

Vous devez valider à nouveau votre profil d’admissibilité. Examinez les renseignements que vous avez fournis et assurez-vous qu’ils reflètent bien les détails relatifs à votre poste admissible. Si votre poste ne figure pas dans la liste fournie, veuillez saisir du texte en formule libre. Cliquez sur Sauvegarder et valider.

Pièces jointes

À la page Aperçu de la demande, cliquez sur Joindre pour inclure chaque document requis. Les pièces jointes sont présentées en formule libre conformément aux normes du Portail de recherche relatives à la présentation de demandes et aux pièces jointes et au nombre de pages permis, le cas échéant.

Remarque : Vous devez prévisualiser l’ensemble de vos pièces jointes dans le Portail de recherche afin de vous assurer qu’elles ont été téléchargées correctement et que le contenu est bien lisible. Le CRSNG n’accepte aucun fichier corrompu ou protégé qui ne peut être ouvert ou lu.

Proposition

Cette section doit comporter quatre pages au plus.

Consultez les critères de sélection établis dans la description du Programme de subventions d’outils et d’instruments de recherche et traitez de chacun des critères. Le candidat prépare la proposition avec la participation des cocandidats au besoin.

Justification du budget

Cette section doit comporter trois pages au plus. Elle doit renfermer uniquement les renseignements relatifs au budget et une explication du lien avec d’autres sources de financement.

Fournissez une explication et une justification détaillées de chaque poste budgétaire indiqué dans la page Dépenses prévues. Assurez-vous de fournir suffisamment de renseignements pour permettre aux évaluateurs de déterminer si les articles demandés sont appropriés, y compris des détails sur les modèles et les fabricants.

Dans un tableau tel que celui qui est présenté ci-dessous, indiquez la ventilation des couts des articles demandés : total partiel, taux de taxe appliqué à l’établissement, total des taxes et, le cas échéant, taux de change et cout total en dollars canadiens après conversion.

Modèle de tableau

Toutes les dépenses proposées, y compris celles indiquées dans les propositions de prix, doivent être exprimées en dollars canadiens. Pour convertir un montant en dollars canadiens, vous devez utiliser le taux de change en vigueur à la Banque du Canada au moment de présenter la demande. Assurez-vous que le taux de taxe (c.-à-d. les exemptions ou les remboursements applicables) appliqué dans le budget correspond au taux de taxe utilisé par votre établissement. Le fait de ne pas utiliser le taux de change ou de taxe décrit ci-dessus, ou l’ajout de tout autre poste budgétaire visant à couvrir la fluctuation des couts, peut entrainer une révision du montant accordé.

Veillez à présenter deux propositions de prix, s’il y a lieu. Si vous ne pouvez pas fournir le nombre de propositions de prix demandé, vous devez fournir une justification claire à cet effet (consultez la section Propositions de prix ci-dessous).

Rapport avec d’autres sources de financement : explication

Vous devez présenter suffisamment de renseignements afin de permettre aux évaluateurs d’évaluer la relation entre cette demande et d’autres sources d’appui pertinentes, y compris celles des cocandidats. Les autres sources de financement comprennent, entre autres, les subventions et les contributions d’autres organismes subventionnaires, d’organismes du secteur privé, les fonds de démarrage dont bénéficient les établissements d’enseignement, les fonds associés aux chaires de recherche, le lieu d’emploi principal (pour les professeurs auxiliaires) et le financement accordé par d’autres organismes de recherche.

Vous devez clairement démontrer que les fonds demandés dans la demande de subvention d’OIR couvriront des dépenses distinctes de celles couvertes par d’autres sources de financement (en nature ou en espèces). Pour les autres demandes de financement que vous avez présentées, vous devez démontrer qu’il n’y aura aucun chevauchement pour les mêmes dépenses en expliquant comment les fonds seront utilisés si toutes les demandes sont retenues.

Propositions de prix

Deux fichiers d’une taille maximale de 10 Mo chacun.

Vous devez présenter deux propositions de prix récentes pour tout article de plus de 25 000 $ net* ou tout système qui, chez un même fournisseur, coute plus de 25 000 $ net*. Si vous ne pouvez pas fournir le nombre de propositions de prix demandé, vous devez fournir une justification claire dans la page Justification du budget.

La demande sera rejetée si les propositions de prix ou la justification ne sont pas jointes à la demande.

*Le cout net est défini comme le cout d’achat de l’appareil demandé après tout rabais consenti par le fournisseur avant les taxes, les droits de douane et d’importation, les frais de transport et d’expédition et les couts d’assemblage et d’installation.

Cocandidats

Inviter les cocandidats

Seuls ceux qui utilisent souvent l’appareil doivent figurer à titre de cocandidats. Le nombre de cocandidats peut varier.

À la page Aperçu de la demande de la section Invitations, cliquez sur Gérer les invitations. Donnez le nom et l’adresse de courriel de chaque cocandidat. Chaque cocandidat recevra un courriel contenant des instructions sur la façon d’accepter l’invitation.

Renseignements demandés aux cocandidats

En plus des renseignements qu’ils doivent fournir au candidat aux fins de la proposition, les cocandidats doivent accepter l’invitation, comme il est indiqué dans le courriel d’invitation. Dans le Portail de recherche, remplissez la page Profil d’admissibilité, indiquez le nombre d’heures par mois qui seront consacrées à l’utilisation de l’appareil et téléchargez votre CVC du CRSNG.

Le bouton Soumettre apparaitra lorsque vous aurez validé les renseignements et téléchargé votre CVC du CRSNG. Cliquez sur Soumettre pour envoyer votre partie de la demande au candidat.

Après que les cocandidats auront rempli leur partie de la demande et qu’ils auront cliqué sur Soumettre, le candidat verra que l’état des invitations aux cocandidats passera de Invitation envoyée à Invitation acceptée et formulaire rempli. Un crochet vert apparaitra dans la colonne État.

Remarque : Les cocandidats, sauf ceux qui travaillent à l’établissement du candidat, doivent informer l’agent autorisé de leur organisation que le candidat ou l’établissement du candidat cherchera à obtenir sa signature avant de présenter la demande au CRSNG, afin d’autoriser leur participation aux travaux de recherche proposés.

Télécharger votre CVC du CRSNG

Pour réussir à télécharger votre CVC, vous devez reprendre le même prénom et le même nom de famille que vous avez utilisés pour créer votre compte dans le Portail de recherche. En outre, il faut qu’au moins une des adresses de courriel que vous indiquez dans votre CVC soit identique à celle que vous avez utilisée lorsque vous avez créé votre compte dans le Portail de recherche.

Le candidat et chaque cocandidat doivent joindre leur CVC du CRSNG à la demande.

• À la page Aperçu de la demande, cliquez sur Joindre.
• Saisissez le numéro de confirmation de votre CVC. Consultez les instructions sur le CVC du CRSNG afin d’obtenir des renseignements sur la façon d’obtenir votre numéro de confirmation.
• Cliquez sur Télécharger.
• Cliquez sur Aperçu de la demande. Visualisez votre CVC dans le Portail de recherche et vérifiez qu’il a été téléchargé correctement et qu’il contient toutes les données que vous souhaitez présenter en vue de l’évaluation par les pairs.
• Notez que votre CVC doit être présenté dans la même langue que votre demande.

Remarque : Le site Web du  CVC est bilingue. Toutefois, vous ne pouvez enregistrer votre CVC que dans une langue officielle à la fois, soit la langue de la plateforme que vous utilisez. Par exemple, pour enregistrer votre CVC en français, vous devez vous connecter à votre compte à partir de la plateforme en français.

Présenter votre demande au CRSNG

Cliquez sur le bouton Soumettre au bas de la page Aperçu de la demande. Un message contextuel apparaitra. Vous devez exporter votre demande et la visualiser pour vous assurer qu’elle est complète et que toutes les pièces jointes pertinentes apparaissent convenablement. Veuillez noter que le CVC n’apparaitra pas dans la demande exportée. Enregistrez une copie de votre demande pour vos dossiers. Cochez la case de confirmation, puis cliquez sur le bouton Soumettre affiché dans le message contextuel.

Pour terminer le processus de présentation de la demande, vous devrez lire les modalités et les accepter en cliquant sur le bouton J’accepte. Vous recevrez un message de confirmation dans la page Web ainsi qu’un courriel de confirmation.

Quand vous présentez votre demande, celle-ci est envoyée à l’administrateur de recherche de votre établissement aux fins d’approbation et de présentation au CRSNG. L’état de la demande indiquera Reçu par l’administrateur. Une fois que l’administrateur de la recherche de votre établissement aura approuvé et transféré votre demande au CRSNG, l’état de la demande indiquera Reçu par l’organisme.

Pour vérifier l’état de votre demande, retournez à la page d’accueil.

Remarque : Les demandes présentées au moyen du Portail de recherche sont conservées pendant trois mois à partir de la date limite de présentation des demandes. Si vous souhaitez conserver une copie de votre demande, vous pouvez le faire au moyen de la fonctionnalité Exporter la demande et les pièces jointes en PDF et sauvegarder une copie.

Signatures

Le CRSNG n’exige pas que les signatures originales figurent sur les demandes ou sur d’autres documents présentés électroniquement à l’aide du Portail de recherche. Des « signatures » basées sur le nom d’utilisateur et le mot de passe permettent aux candidats, aux organismes d’appui et aux représentants autorisés des établissements (tels que les responsables des subventions de recherche, les agents de liaison des bourses et les responsables des finances) de « signer » et de présenter au CRSNG des demandes et d’autres documents par voie électronique. Pour en savoir plus, consultez la foire aux questions du Guide des programmes destiné aux professeurs.

À quoi les signatures engagent-elles?

Information à l’intention des candidats et des cocandidats

Avant de présenter votre demande au CRSNG ou avant de télécharger votre CVC du CRSNG pour le joindre à une demande à titre de candidat ou de cocandidat, vous devez lire et accepter les Modalités de présentation des demandes affichées dans une fenêtre contextuelle pendant le processus de présentation de la demande. Il vous incombe de conserver une copie de ces modalités pour vos dossiers.

La signature des autorités de l’établissement atteste que :

• l’établissement respectera les rôles et les responsabilités énoncés dans l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche (l’Entente) avec les trois organismes subventionnaires fédéraux, notamment le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, le Guide d’administration financière des trois organismes et la documentation de programme pertinente;
• tel qu’il est exigé par l’Entente, le candidat et les cocandidats satisfont aux conditions d’admissibilité de la possibilité de financement;
• l’établissement du candidat a obtenu, avant la présentation de la demande, l’approbation écrite des autres établissements qui participent au processus de demande;
• vous ne divulguerez ou n’utiliserez aucun renseignement que vous aurez obtenu par l’entremise du Portail de recherche, sauf dans le cadre de votre participation au processus de demande de l’organisme;
• vous comprenez que l’organisme se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’annuler ou de limiter votre accès au Portail de recherche de l’organisme en tout temps et sans préavis.

La signature des représentants autorisés d’autres organismes d’appui signifie que l’organisme :

• accepte le contenu de la demande et procurera les ressources qu’il s’est engagé à fournir;
• consent à ce que le résumé public de la subvention soit diffusé et que le nom de l’organisme à titre d’organisme d’appui de l’initiative soit publié.

Si vous êtes à la fois le candidat ou un cocandidat et un dirigeant d’une organisation participante, un autre cadre supérieur doit signer au nom de l’entreprise.