Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche

Table des matières

• Définitions
• Bourses de formation en recherche visées
• Renseignements généraux et coordonnées
• Conditions générales
• Valeur et durée de la bourse
• Acceptation ou refus de la bourse
• Confirmation de l’obtention du doctorat (bourses postdoctorales seulement)
• Date d’entrée en vigueur
  • Modification de la date d’entrée en vigueur
  • Report de la date d’entrée en vigueur
• Versement de la bourse
  • Bourses versées par les établissements canadiens
  • Bourses versées directement aux titulaires
  • Calendrier des versements faits directement aux titulaires de bourse
  • Méthode de paiement
• Appui financier à temps partiel
• Interruption de la bourse
  • Interruption non payée
  • Interruption payée
• Rétablissement de la bourse
• Modification des modalités de la bourse
  • Modifications aux coordonnées personnelles
  • Changement d’établissement ou de lieu de validité de la bourse
  • Changement de département ou de faculté
  • Changement de directrice ou de directeur de recherche
  • Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme
• Autres sources de revenu (emploi et autres appuis)
• Rapports
  • Exigences en matière de rapports propres à chaque possibilité de financement
• Cessation de la bourse
• Impôt et immigration
• Formulaires d’après-octroi
• Formulaire de dépôt direct

Sauf indication contraire, les politiques et les exigences énoncées dans le présent guide s’appliquent aux trois organismes. En cas de divergence entre le présent guide et la documentation relative à chaque possibilité de financement, cette dernière a préséance.

Définitions

Allocation de recherche : Fonds versés pour compenser les couts de la recherche (p. ex. achat d’équipement ou de matériel de recherche ou frais de déplacement liés à la participation à des activités ou à des conférences pertinentes)
BESC : Bourses d’études supérieures du Canada
BESC D : Bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat
BESC M : Bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise
Bourse : Financement que le CRSH, le CRSNG ou les IRSC accordent à des boursières et boursiers au niveau de la maitrise, du doctorat ou du postdoctorat (ou à un niveau équivalent) et qui leur est versé directement ou par l’intermédiaire de leur établissement
Bourse ES D : Bourses d’études supérieures au niveau du doctorat
Bourse liée à la bourse principale : Dans le cas des annonces de priorités des IRSC, la bourse principale est la bourse accordée à l’issue du concours principal (aussi appelé concours « ouvert ») auquel une personne candidate a présenté une demande. Par exemple, au niveau du doctorat, les personnes candidates aux bourses des IRSC qui présentent une demande au concours ouvert peuvent en outre répondre à une annonce de priorité supplémentaire dans le cadre de ce concours
BP : Bourses postdoctorales
Cas de force majeure : Évènement imprévisible et insurmontable empêchant la ou le titulaire d’une bourse de poursuivre ses études ou ses travaux de recherche; les organismes se réservent le droit de déterminer si l’évènement constitue un motif admissible pour reporter l’entrée en vigueur de la bourse ou interrompre la période de validité de la bourse.
Congé médical : Congé pour des raisons de maladie, d’incapacité ou de blessure
Congé parental : Congé offert aux parents qui s’occupent d’une nouveau-née ou d’un nouveau‑né ou d’une ou un enfant nouvellement adopté; il doit commencer au plus tard six mois après la naissance ou l’adoption de l’enfant
CRSH : Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Différences dans le calendrier universitaire : Différences entre la dernière date d’entrée en vigueur possible de la bourse ou la date à laquelle la bourse doit être rétablie et la date à laquelle le programme d’études ou de recherche commence à l’établissement d’accueil (p. ex. bourse des trois organismes débutant le 1er janvier et programme d’études débutant le 15 février)
Documents de décision : Trousse de documents (y compris les pièces jointes) reçue par la personne candidate pour l’informer que sa demande a été retenue dans le cadre du concours de la possibilité de financement; la trousse des IRSC peut comprendre le formulaire d’autorisation de financement, qui est envoyé après la demande du premier paiement
Expérience de travail pertinente : Dans le contexte du report ou de l’interruption d’une bourse, travail qui est pertinent pour le domaine d’études ou de recherche de la ou du titulaire de la bourse et qui lui permet d’acquérir des compétences professionnelles et techniques qui complèteront ses qualifications, au-delà de ce qu’elle ou il aurait pu acquérir dans le cadre de son programme d’études ou de ses travaux de recherche en cours
Interruption : Période de congé pendant la période de validité de la bourse
IRSC : Instituts de recherche en santé du Canada
Obtention du diplôme : Date à laquelle la personne satisfait à toutes les exigences de son programme, ce qui comprend la soutenance réussie de la thèse et le dépôt de la version corrigée de cette dernière (conformément aux règlements de votre établissement). Cette date ne doit pas être la date de remise du diplôme ou la date de la collation des grades
Organisme : Chacun des trois organismes subventionnaires fédéraux que sont le CRSH, le CRSNG et les IRSC
Principale ou principal responsable : Personne qui est principalement responsable des soins et de l’éducation d’une ou un enfant
Récipiendaire d’une bourse : Personne à qui les IRSC, le CRSNG ou le CRSH ont offert une bourse, mais qui n’a pas encore demandé le versement de la bourse
Report : Ajournement de l’entrée en vigueur d’une bourse; la nouvelle date d’entrée en vigueur est postérieure à celle indiquée dans le tableau des dates d’entrée en vigueur possibles
Temps partiel : Régime qui représente un nombre d’heures inférieur à celui du régime à temps plein établi selon les règlements de l’établissement; le nombre d’heures du régime à temps partiel est basé sur les besoins de la ou du titulaire de la bourse en matière d’adaptation
Temps plein : Régime établi selon les règlements de l’établissement; le nombre d’heures de travail d’un régime à temps plein varie selon les provinces et les pays
Titulaire d’une bourse ou boursière ou boursier : Personne qui détient une bourse active du CRSH, du CRSNG ou des IRSC

Bourses de formation en recherche visées

* Ces bourses sont assujetties aux règles qui s’appliquent à la bourse principale, le cas échéant.

** Les BESC M sont administrées par les établissements canadiens pour le compte des organismes. Toute demande de renseignements concernant ce programme doit être adressée à la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement d’accueil.

Pour obtenir des renseignements sur les suppléments et les prix, consultez le site Web de l’organisme concerné.

Renseignements généraux et coordonnées

Consultez la section appropriée du présent guide afin de déterminer si vous devez vous adresser à un point de contact pour les programmes, pour l’administration des bourses ou pour le dépôt direct.

Conditions générales

Les titulaires de bourse doivent :

• respecter les modalités de la bourse énoncées dans le présent guide, la description de la bourse et les documents de décision envoyés par l’organisme;
• satisfaire à toutes les exigences en matière d’admissibilité énoncées dans la description de la bourse pendant toute la période de validité de la bourse;
• participer à temps plein à des travaux de recherche ou être inscrits à temps plein au programme d’études (sauf si la bourse est détenue à temps partiel pour les raisons valables énumérées ci-dessous) pour lesquels la bourse a été accordée (jusqu’à l’obtention du diplôme, qu’ils soient inscrits ou non);
• participer à des travaux de recherche admissibles qui relèvent du mandat de l’organisme auquel il a présenté une demande;
• faire progresser de façon satisfaisante les travaux de recherche ou les études pour lesquels la bourse a été accordée;
• informer immédiatement l’organisme concerné de toute interruption temporaire ou définitive des études ou des travaux de recherche pendant la période de validité de la bourse;

mais ne peuvent pas :

• occuper un poste de professeure ou professeur permanent ou menant à la permanence, ni être en congé d’un tel poste, pendant la période de validité de la bourse;
  • Seule exception à cette règle : les bourses de doctorat du CRSH : Après avoir reçu l’autorisation du CRSH, les professeures ou professeurs occupant un poste permanent ou menant à la permanence peuvent détenir une bourse de doctorat de l’organisme pendant un congé sans solde pour obtenir leur premier doctorat; les personnes qui se questionnent au sujet de leur admissibilité doivent communiquer rapidement avec le CRSH.
• détenir plus d’une bourse (maitrise, doctorat ou postdoctorat) des IRSC, du CRSNG ou du CRSH en même temps.

Les organismes se réservent le droit d’interpréter les conditions susmentionnées et toute autre modalité particulière s’appliquant aux bourses.

Les organismes se réservent le droit d’annuler toute bourse si la ou le titulaire ne respecte pas ces conditions ou si elle ou il ne maintient pas son admissibilité. Les versements effectués pendant toute période où la boursière ou le boursier n’était pas admissible à recevoir des fonds doivent être remboursés à l’organisme. Des intérêts peuvent être exigés si le paiement n’est pas reçu à la date d’échéance.

Valeur et durée de la bourse

La valeur et la durée de la bourse sont indiquées dans les documents de décision envoyés par l’organisme. Elles sont ajustées en cas de changement de situation (p. ex. la fin des études supérieures ou l’abandon des études ou des travaux de recherche à temps plein).

Acceptation ou refus de la bourse

Toute personne candidate à qui une bourse est offerte doit aviser l’organisme concerné de l’acceptation ou du refus de la bourse au plus tard à la date indiquée dans les documents de décision qu’elle a reçus. Elle doit accepter l’offre même si elle a l’intention de reporter la date d’entrée en vigueur de la bourse.

BESC M
La personne candidate doit accepter ou refuser l’offre de bourse dans le  Portail de recherche.

Toutes les bourses des IRSC, BESC Vanier et bourses postdoctorales Banting
La personne candidate doit accepter ou refuser l’offre de bourse en envoyant la tâche Réponse à une offre de bourse dans  RechercheNet et en prenant les autres mesures nécessaires, le cas échéant.

Toutes les bourses du CRSH et du CRSNG
La personne candidate doit accepter ou refuser l’offre de bourse en envoyant au point de contact pour les programmes approprié un courriel indiquant qu’elle accepte ou refuse la bourse et confirmant la date d’entrée en vigueur de celle-ci, s’il y a lieu.

Dans le cas des bourses détenues à l’extérieur du Canada et de toutes les bourses postdoctorales, la personne candidate doit également remplir l’une ou l’autre des conditions suivantes :

• Citoyenneté canadienne : fournir une copie d’un document officiel attestant sa citoyenneté canadienne (p. ex. le certificat de naissance, la carte de citoyenneté ou le passeport).
• Résidence permanente : fournir une copie d’un document officiel attestant sa date d’arrivée au Canada (p. ex. le formulaire IMM 1442, IMM 5292 ou IMM 1000 ou la carte de résidence permanente). Si la date d’arrivée au Canada est postérieure à la date limite de présentation des demandes, le CRSH ou le CRSNG annulera l’offre de bourse.
• Téléverser les documents dans le site extranet pour la présentation des formulaires et des pièces justificatives de l’organisme concerné (voir plus haut la section Renseignements généraux et coordonnées).

Confirmation de l’obtention du doctorat (bourses postdoctorales seulement)

Les personnes candidates ayant reçu une offre de bourse postdoctorale qui n’avaient pas obtenu leur doctorat au moment de présenter leur demande doivent fournir une preuve de l’obtention du diplôme avant la date d’entrée en vigueur de la bourse. Elles doivent remplir le formulaire d’obtention du diplôme et l’envoyer au point de contact pour les programmes approprié avant la date limite indiquée dans la description de la bourse.

Date d’entrée en vigueur

Le tableau ci-dessous présente les dates d’entrée en vigueur possibles pour les bourses de formation en recherche visées par le présent guide. Toute personne candidate qui n’est pas en mesure de remplir les conditions associées à la bourse avant la dernière date d’entrée en vigueur possible ou qui n’est pas admissible à un report doit refuser la bourse.

*Les dates d’entrée en vigueur possibles pour les bourses liées aux annonces de priorités des IRSC sont les mêmes que pour les bourses principales auxquelles elles sont associées.
**La date d’entrée en vigueur choisie doit correspondre au calendrier universitaire de l’établissement.

Modification de la date d’entrée en vigueur

Les titulaires de bourse peuvent demander de modifier la date d’entrée en vigueur qu’ils avaient indiquée dans leur demande de bourse et en choisir une autre parmi les dates possibles pour cette bourse. Pour ce faire, ils doivent envoyer un courriel au point de contact pour les programmes approprié.

BESC M
Pour demander de modifier la date d’entrée en vigueur de sa bourse, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détiendra celle-ci. Elle ou il n’a aucun document à envoyer à l’organisme concerné. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Report de la date d’entrée en vigueur

Avant de demander le versement de la bourse, il est possible de reporter la date d’entrée en vigueur de celle-ci au-delà des dates indiquées dans le tableau ci-dessus. Les conditions ci-dessous s’appliquent à toutes les demandes de report, qu’il s’agisse ou non de la première.

• La boursière ou le boursier doit remplir le formulaire Demande de report de la date d’entrée en vigueur ou d’interruption d’une bourse et l’envoyer au point de contact du programme de bourses concerné aux fins d’approbation.
• Si elle ou il est déjà affilié à un établissement d’accueil, la boursière ou le boursier doit faire approuver la demande de report par cet établissement avant que celle-ci soit transmise à l’organisme concerné.
• Elle ou il doit choisir la nouvelle date dans le tableau des dates d’entrée en vigueur possibles.
• Il n’est pas nécessaire d’envoyer des pièces justificatives avec le formulaire. Les organismes se réservent toutefois le droit de demander de l’information supplémentaire, au besoin.
• Le report de la date d’entrée en vigueur de la bourse n’a aucune incidence sur la valeur ni la durée de celle-ci.
• Il est possible de demander plusieurs reports de courte durée à condition de ne pas dépasser la durée maximale permise pour chacun des motifs (raisons) de report autorisés.
• La boursière ou le boursier peut demander plusieurs reports consécutifs.

BESC M
Pour demander de reporter la date d’entrée en vigueur de sa bourse, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détiendra celle-ci. Elle ou il n’a aucun document à envoyer à l’organisme concerné. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Bourses postdoctorales Banting
La boursière ou le boursier peut reporter la date d’entrée en vigueur de la bourse à n’importe quel mois (pas seulement aux mois proposés dans le tableau des dates d’entrée en vigueur).

La boursière ou le boursier peut demander un report de la date d’entrée en vigueur pour les raisons suivantes :

• Congé parental ou médical ou obligations familiales
  • La date d’entrée en vigueur de la bourse peut être reportée d’au plus trois ans.
  • Tout report d’une durée supérieure à un an doit être confirmé en présentant chaque année un nouveau formulaire de demande de report de la date d’entrée en vigueur ou d’interruption d’une bourse.
• Expérience de travail pertinente
  • La date d’entrée en vigueur de la bourse peut être reportée d’au plus un an.
• Réinstallation, demande de visa ou différences dans le calendrier universitaire
  • La date d’entrée en vigueur de la bourse peut être reportée d’au plus deux mois, et une exception aux dates d’entrée en vigueur peut être demandée.
• Contraintes administratives
  • La date d’entrée en vigueur de la bourse peut être reportée par périodes de quatre mois jusqu’à un maximum de douze mois dans le cas de contraintes administratives générales liées à l’établissement.
• Cas de force majeure
  • La date d’entrée en vigueur de la bourse peut être reportée par périodes de quatre mois jusqu’à un maximum de douze mois.
  • Les organismes se réservent le droit de déterminer si l’évènement constitue un motif admissible pour reporter l’entrée en vigueur de la bourse.

Versement de la bourse

Pour commencer à recevoir leurs versements, les titulaires de bourse doivent remplir toutes les conditions relatives au financement.

Bourses versées par les établissements canadiens

Les titulaires d’une bourse détenue à un établissement canadien admissible reçoivent les versements par l’entremise de cet établissement en fonction du calendrier des versements de celui-ci.

Remarque : L’établissement d’accueil ne peut retenir une partie de la bourse sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit du titulaire, sauf aux fins de l’impôt (s’il y a lieu). Toute question concernant d’éventuelles retenues sur un paiement devrait être adressée à l’établissement.

Une fois le premier versement reçu, il n’est pas nécessaire de demander les versements subséquents.

BESC M
Pour demander le versement, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détiendra celle-ci. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme concerné en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Toutes les bourses des IRSC*, BESC Vanier et bourses postdoctorales Banting
Pour demander le premier versement, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de confirmation de la date d’entrée en vigueur, qui se trouve dans  RechercheNet, et en transmettre un exemplaire signé au point de contact pour les programmes approprié.

*Les allocations de recherche inutilisées peuvent être reportées d’une année à l’autre pendant la durée de la bourse.

Bourses doctorales et postdoctorales* du CRSH et du CRSNG
Pour demander le premier versement, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de demande de premier versement ou de rétablissement d’une bourse versée par un établissement canadien et le transmettre au point de contact pour les programmes approprié. Les organismes peuvent recevoir le formulaire jusqu’à six semaines avant la date d’entrée en vigueur de la bourse. Tout retard dans l’envoi des documents nécessaires occasionnera un retard dans le versement de la bourse. La boursière ou le boursier doit aussi remettre un exemplaire de ce formulaire au bureau de l’établissement qui s’occupe d’administrer les versements.

*Les bourses postdoctorales du CRSH et du CRSNG entrées en vigueur avant le 1er avril 2022 sont versées directement à la ou au titulaire. Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter la section qui suit.

Bourses versées directement aux titulaires

Les bourses détenues ailleurs qu’à un établissement canadien admissible (p. ex. à un établissement étranger) sont versées directement par les organismes.

Toutes les bourses des IRSC et bourses postdoctorales Banting
Pour demander le premier versement, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de confirmation de la date d’entrée en vigueur, qui se trouve dans  RechercheNet, et le présenter au point de contact pour les programmes approprié.

Bourses doctorales et postdoctorales* du CRSH et du CRSNG
Les titulaires de bourse doivent présenter une nouvelle demande de versement tous les six mois.

Pour demander le premier versement et les versements subséquents, qui sont prévus à la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la bourse, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de demande de versement ou de rétablissement d’une bourse versée directement à la boursière ou au boursier et le transmettre au point de contact pour les programmes approprié. Certaines bourses exigent aussi la présentation d’un rapport d’avancement annuel; consultez la rubrique Rapports pour obtenir davantage de renseignements.

Toute demande de versement subséquent ne coïncidant pas avec la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la bourse doit être faite au point de contact pour l’administration des bourses approprié.

Les organismes peuvent recevoir le formulaire jusqu’à six semaines avant la date d’entrée en vigueur de la bourse. Tout retard dans l’envoi des documents nécessaires occasionnera un retard dans le versement de la bourse.

Les versements sont faits dans la devise du compte bancaire indiqué dans le
formulaire d’inscription d’une ou d’un bénéficiaire et au dépôt direct.

*Les bourses postdoctorales du CRSH et du CRSNG entrées en vigueur avant le 1er avril 2022 sont versées directement à la ou au titulaire.

Calendrier des versements faits directement aux titulaires de bourse

 

Méthode de paiement

Dépôt direct

Le dépôt direct est proposé aux titulaires d’une bourse qui travaillent ou étudient dans un établissement étranger.

Pour s’inscrire au dépôt direct, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire d’inscription d’une ou d’un bénéficiaire et au dépôt direct et le remettre au point de contact pour le dépôt direct approprié ou, dans le cas du CRSH et du CRSNG, le téléverser dans le site de téléchargement sécurisé des documents financiers. Le receveur général du Canada exige que l’organisme exécute un processus de diligence raisonnable pour tout dépôt direct fait dans un compte bancaire étranger ou dont le montant est supérieur à 5 000 $.

• L’organisme fait d’abord un essai en déposant un montant de 5 $ dans le compte bancaire. La boursière ou le boursier reçoit alors un courriel l’informant qu’un montant sera déposé dans le compte dans les 72 heures.
• Lorsqu’il reçoit l’accusé de réception de ce dépôt, l’organisme dépose le reste du premier versement et organise les versements subséquents par dépôt direct.
• Le processus de diligence raisonnable est exécuté chaque fois que les renseignements bancaires sont modifiés.

Pour faire déposer les fonds dans un compte bancaire à l’étranger, la boursière ou le boursier doit envoyer une demande au point de contact pour l’administration des bourses approprié.

Appui financier à temps partiel

Il est possible de détenir une bourse à temps partiel en raison d’un congé parental ou médical ou d’obligations familiales. La boursière ou le boursier peut définir avec son établissement les modalités à temps partiel qui répondent le mieux à ses besoins. Ces modalités doivent d’abord être approuvées par l’établissement, puis être soumises aux fins d’approbation au point de contact pour les programmes approprié sous forme d’un bref courriel.

Les modalités à temps partiel n’ont aucune incidence sur la valeur de la bourse accordée; cependant, la durée et la valeur de la bourse sont alors calculées au prorata.

BESC M
Pour demander un appui financier à temps partiel, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détiendra la bourse. Elle ou il n’a aucun document à envoyer à l’organisme concerné. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Interruption de la bourse

Il est possible d’interrompre une bourse après le début des versements. Les conditions ci-dessous s’appliquent à toutes les demandes d’interruption, qu’il s’agisse ou non de la première.

• L’interruption doit être approuvée par l’établissement avant d’être présentée à l’organisme.
• Il faut remplir le formulaire de demande de report de la date d’entrée en vigueur ou d’interruption d’une bourse et l’envoyer au point de contact pour l’administration des bourses approprié aux fins d’approbation au moins un mois avant le début de l’interruption.
• Il n’est pas nécessaire d’envoyer des pièces justificatives avec le formulaire. Les organismes se réservent toutefois le droit de demander de l’information supplémentaire, au besoin.
• La date de fin de la période de validité de la bourse est alors reportée en fonction de la durée de l’interruption.
• La durée d’une interruption pour une raison donnée n’a aucune incidence sur le temps d’interruption alloué pour toute autre raison.
• Il est possible d’interrompre les versements pour plusieurs périodes de courte durée à condition de ne pas dépasser la durée maximale permise pour chacun des motifs (raisons) d’interruption autorisés.

BESC M
Pour demander l’interruption de la bourse, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détient celle-ci. Elle ou il n’a aucun document à envoyer à l’organisme concerné. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Les demandes d’interruption seront prises en compte uniquement pour les raisons énoncées ci-dessous.

Interruption non payée

Expérience de travail pertinente

Il est possible de demander une interruption de la bourse dans le but d’acquérir une expérience de travail pertinente dans le cadre d’un emploi ou d’un stage. Cette interruption ne doit pas être de plus d’un an.

• Si l’expérience de travail pertinente est une composante obligatoire du programme d’études, il n’est pas nécessaire d’interrompre la bourse et les versements peuvent continuer.

Congé parental ou médical ou obligations familiales

Il est possible d’interrompre une bourse pendant au plus trois ans pour chacun des congés suivants : un congé parental, un congé de maladie ou un congé pour obligations familiales.

• Dans le cas d’une interruption de plus d’un an, la boursière ou le boursier doit présenter chaque année le formulaire de demande de report de la date d’entrée en vigueur ou d’interruption d’une bourse; cependant, elle ou il n’a pas besoin de présenter de nouveau les pièces justificatives.

Réinstallation, demande de visa ou différences dans le calendrier universitaire

La bourse peut être interrompue pour une période d’au plus deux mois en raison d’une réinstallation, d’une demande de visa ou de différences dans le calendrier universitaire.

Contraintes administratives

La bourse peut être interrompue pour une période d’au plus un an dans le cas de contraintes administratives générales liées à l’établissement.

• Les demandes d’interruption pour ce motif doivent être présentées pour des périodes de quatre mois à la fois.
• BESC M : La bourse peut être interrompue entre l’obtention d’une maitrise et le début d’un doctorat au même établissement à condition que la boursière ou le boursier commence son doctorat à la première date possible qui aura été fixée par l’établissement.

Cas de force majeure

La bourse peut être interrompue pour une période d’au plus un an en cas de force majeure.

• Les demandes d’interruption pour ce motif doivent être présentées pour des périodes de quatre mois à la fois.
• Les organismes se réservent le droit de déterminer si l’évènement constitue un motif admissible pour interrompre la bourse.

Interruption payée

Congé parental

Il est possible d’interrompre une bourse pendant au plus douze mois pour un congé parental payé. Les conditions suivantes s’appliquent :

• L’interruption doit avoir lieu dans les six mois suivant la naissance ou l’adoption de l’enfant.
• La boursière ou le boursier peut demander un congé parental à chaque naissance ou adoption qui a lieu pendant la période de validité de sa bourse.
• Les naissances multiples (p. ex. des jumeaux) n’augmentent ni la durée ni la valeur du congé.
• La boursière ou le boursier doit présenter les documents d’appui (p. ex. le certificat de naissance ou d’adoption) avant le rétablissement de la bourse.
• La boursière ou le boursier doit être la principale ou le principal responsable de l’enfant pendant la durée de l’interruption.
• La valeur du supplément correspond à celle de l’allocation mensuelle; le supplément est accordé pendant au plus douze mois.
• Si les deux parents détiennent une bourse d’un organisme subventionnaire fédéral et demandent un congé parental payé à leur organisme, ils doivent se partager jusqu’à douze mois de congé payé.
• L’approbation du congé parental payé dépend de la disponibilité des fonds de l’organisme.
• Si des circonstances particulières vous obligent à prendre certains arrangements, veuillez écrire au point de contact pour les programmes approprié pour en discuter.

Rétablissement de la bourse

BESC M
Pour demander le rétablissement de sa bourse, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détient celle-ci. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme concerné en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Bourses doctorales et postdoctorales* du CRSH et du CRSNG versées par un établissement canadien
*Les bourses postdoctorales du CRSH et du CRSNG dont la date de début est le 1er avril 2022 ou une date ultérieure sont versées par les établissements canadiens.

Tout établissement canadien doit confirmer que la boursière ou le boursier a repris ses travaux de recherche ou ses études et en informer l’organisme concerné.

Toutes les bourses des IRSC, BESC Vanier et bourses postdoctorales Banting versées par un établissement canadien
Pour faire rétablir sa bourse, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de
demande de premier versement ou de rétablissement d’une bourse versée par un établissement canadien et le remettre au point de contact pour l’administration des bourses approprié. Elle ou il doit le faire au moins six semaines avant de reprendre ses travaux de recherche ou ses études. Tout retard dans l’envoi des documents nécessaires occasionnera un retard dans le versement de la bourse. La boursière ou le boursier doit aussi remettre un exemplaire de ce formulaire au bureau de l’établissement qui s’occupe d’administrer les versements.

Toutes les bourses versées directement à la boursière ou au boursier
Pour faire rétablir sa bourse, la boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de
demande de versement ou de rétablissement d’une bourse versée directement au boursier  et le remettre au point de contact pour l’administration des bourses approprié. Elle ou il doit le faire au moins six semaines avant de reprendre ses travaux de recherche ou ses études. Tout retard dans l’envoi des documents nécessaires occasionnera un retard dans le versement de la bourse.

Remarque : Les bourses postdoctorales du CRSH et du CRSNG dont la date de début est le 1er avril 2022 ou une date ultérieure sont versées par les établissements canadiens.

Modification des modalités de la bourse

Il est possible de demander la modification de certaines modalités de la bourse. La présente rubrique porte sur les modifications permises et les conditions à remplir pour les demander.

BESC M
Les modifications aux modalités des BESC M sont approuvées par les établissements. Pour demander la modification des modalités de sa bourse, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détient celle-ci. Elle ou il n’a aucun document à envoyer à l’organisme concerné. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme en remplissant le Rapport financier et de bourses.

Modifications aux coordonnées personnelles

Les modifications aux coordonnées personnelles doivent être présentées par courriel au point de contact pour les programmes approprié.

Changement d’établissement ou de lieu de validité de la bourse

Tout changement d’établissement doit être approuvé par l’organisme concerné. Dans tous les cas, les exigences en matière d’admissibilité associées à la bourse continuent de s’appliquer.

Bourses doctorales du CRSH et du CRSNG

• Pour changer d’établissement avant le début des versements, la boursière ou le boursier doit remplir et présenter au point de contact pour les programmes approprié le formulaire de demande de versement ou de rétablissement d’une bourse qui indique le nouvel établissement.
• Pour changer d’établissement après le début des versements, la boursière ou le boursier doit remplir et présenter au point de contact pour les programmes approprié le formulaire de demande de modification des modalités d’une bourse.

Toutes les bourses des IRSC et bourses postdoctorales du CRSH et du CRSNG
Pour demander la modification du lieu de validité de la bourse avant ou après le début des versements, la boursière ou le boursier doit présenter au point de contact pour les programmes approprié le formulaire de demande de modification des modalités d’une bourse et les documents suivants :

• une lettre d’une page dans laquelle elle ou il justifie la modification du lieu de validité de la bourse;
• dans le cas d’une bourse des IRSC, la boursière ou le boursier doit indiquer si la modification s’applique à la fois à l’établissement de recherche et à l’établissement administrateur. Si le milieu de recherche voulu n’existe pas au Canada, la boursière ou le boursier doit décrire en une page les aspects uniques du milieu de recherche qu’elle ou il propose;
• dans le cas d’une bourse du CRSH, une lettre d’appui du nouvel établissement proposé dans laquelle on indique en quoi celui-ci offrira à la boursière ou au boursier une formation en recherche efficace et favorisera son avancement professionnel, conformément aux  Lignes directrices liées à une formation en recherche efficace du CRSH.

Ces documents sont examinés en fonction des critères d’évaluation de la possibilité de financement et font l’objet d’une décision. Un tel examen peut exiger la communication des documents aux membres du comité de sélection pertinent.

Bourses du CRSH et du CRSNG seulement : La boursière ou le boursier peut transférer sa bourse à un établissement étranger uniquement si elle ou il a fait son doctorat à un établissement canadien.

BESC M, BESC Vanier et bourses postdoctorales Banting
Aucun changement d’établissement n’est permis pour les titulaires de ces bourses.

Changement de département ou de faculté

Le changement de département ou de faculté au sein du même établissement doit être approuvé par celui-ci. Si le changement de département implique une modification des travaux de recherche, veuillez consulter la rubrique Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme pour connaitre les mesures à prendre.

Bourses postdoctorales Banting
La ou le signataire représentant l’établissement doit confirmer, dans le formulaire de
demande de modification des modalités d’une bourse, que celui-ci continuera de donner un appui.

Changement de directrice ou directeur de recherche

Toutes les bourses des IRSC, bourses postdoctorales du CRSH et du CRSNG, bourses postdoctorales Banting et BESC Vanier
Tout changement de directrice ou directeur (ou de codirectrice ou codirecteur) de recherche doit d’abord être approuvé par l’établissement, puis être présenté à l’organisme aux fins d’approbation finale. La boursière ou le boursier doit remplir le formulaire de demande de modification des modalités d’une bourse et l’envoyer au point de contact pour les programmes approprié. Voici les autres conditions à respecter :

• Dans le cas des bourses des IRSC : la nouvelle directrice ou le nouveau directeur de recherche proposé doit fournir une copie de son CV commun canadien (validé pour les IRSC).
• Dans le cas des bourses postdoctorales Banting : la ou le signataire représentant l’établissement doit confirmer, dans le formulaire de demande de modification des modalités d’une bourse, que celui-ci continuera de donner un appui et que les travaux proposés dans la demande de bourse cadrent toujours avec les priorités stratégiques de l’établissement d’accueil.
• Dans le cas des bourses postdoctorales du CRSNG : les chercheuses et chercheurs postdoctoraux ne sont pas autorisés à détenir leur bourse avec leur directrice ou directeur de thèse de doctorat, même si celle-ci ou celui-ci change d’établissement de recherche.

Bourses du CRSH et du CRSNG : Le changement de directrice ou directeur de recherche doit être approuvé par l’établissement.

Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme

La boursière ou le boursier peut demander de modifier son projet de recherche. Les travaux doivent demeurer admissibles au financement de l’organisme auquel la boursière ou le boursier avait présenté sa demande originale, en fonction de son mandat. Les organismes peuvent annuler toute bourse qui appuie des travaux ne s’inscrivant plus dans leur mandat respectif. Pour obtenir plus de renseignements sur l’admissibilité des sujets de recherche, consultez la page  Choisir le bon organisme subventionnaire fédéral.

Tout changement de projet de recherche doit d’abord être approuvé par l’établissement. De plus, certaines bourses exigent que les changements proposés soient présentés à l’organisme concerné aux fins d’approbation. Les processus d’approbation qui suivent s’appliquent aux changements de projet de recherche dans les cas où les nouveaux travaux proposés s’inscrivent sans conteste dans le mandat de l’organisme auquel la boursière ou le boursier a présenté une demande.

Toutes les bourses du CRSH
Tout changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme doit être approuvé par l’établissement. Dans le cas des bourses détenues dans un établissement étranger, la boursière ou le boursier doit demander l’approbation de l’organisme en présentant au point de contact pour les programmes approprié le formulaire
Demande de modification des modalités d’une bourse accompagné d’un résumé d’une page du nouveau projet de recherche proposé.

BESC M
La boursière ou le boursier qui passe d’un programme de maitrise à un programme de doctorat admissible au sein du même établissement peut conserver sa bourse, qu’elle ou il ait achevé ou non sa maitrise, pourvu qu’elle ou il demeure inscrit en continu.

En cas de délai entre la fin de la maitrise et le début du doctorat, la boursière ou le boursier pourrait avoir droit à une interruption non payée pour cause de contraintes administratives.

Toutes les bourses du CRSNG et des IRSC, bourses postdoctorales, Banting et BESC Vanier
La boursière ou le boursier doit demander l’approbation de l’organisme en présentant au point de contact pour les programmes approprié le formulaire de demande de modification des modalités d’une bourse accompagné d’un résumé d’une page du nouveau projet de recherche proposé (en indiquant le titre du projet). Dans son résumé, elle ou il doit donner un aperçu du sujet de recherche, du contexte, des objectifs, de la méthode et de la contribution à l’avancement des connaissances et justifier l’admissibilité des nouveaux travaux proposés au financement accordé par l’organisme.

Autres sources de revenu (emploi et autres appuis)

Les organismes n’imposent aucune restriction quant aux sources de revenu et aux emplois externes que pourraient avoir les titulaires pendant la période de validité de leur bourse ou tout congé approuvé, pourvu qu’ils remplissent les conditions suivantes :

• se conformer aux règlements de l’établissement relativement aux autres sources de revenus;
• se consacrer à temps plein aux travaux ou aux études pour lesquels ils reçoivent une bourse, à moins d’avoir convenu de modalités à temps partiel ou d’avoir obtenu un congé approuvé (le nombre d’heures associé aux travaux ou aux études à temps plein peut varier d’un établissement à l’autre).

En cas de doute sur la nécessité d’interrompre leur bourse en raison d’une nouvelle source de revenu (p. ex. parce qu’ils ont accepté une charge d’enseignement dans le cadre de leur postdoctorat), les titulaires doivent communiquer avec le point de contact pour les programmes approprié afin de discuter de leur situation.

Rapports

Un rapport d’avancement annuel et un rapport final sont exigés pour la plupart des bourses, comme l’indique le prochain tableau. Les organismes peuvent annuler toute bourse dont la ou le titulaire montre des progrès insatisfaisants.

Le formulaire de rapport d’avancement annuel et un résumé d’une page des activités, lorsqu’ils sont exigés par l’organisme (consultez le tableau ci-dessous), doivent être transmis au point de contact pour les programmes approprié. Si la ou le titulaire reçoit les versements de sa bourse directement de l’organisme, elle ou il doit aussi transmettre le formulaire de demande de versement ou de rétablissement d’une bourse versée directement à la boursière ou au boursier à la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la bourse.

De plus, les titulaires de bourse sont invités à contribuer à l’examen et à l’évaluation de la possibilité de financement et des politiques et processus connexes en participant à des études, à des sondages, à des ateliers et à des audits. Ils sont aussi invités à fournir, sur demande, des données ou des rapports qui serviront à collecter des renseignements pour évaluer les progrès et les résultats.

Exigences en matière de rapports propres à chaque possibilité de financement

Remarque : À l’heure actuelle, la plupart des programmes des IRSC et des trois organismes n’exigent aucun rapport d’avancement annuel ni aucun rapport final. Toutefois, la boursière ou le boursier ou son établissement doit confirmer aux IRSC qu’elle ou il est toujours admissible à la bourse à la mi-février de chaque année. Pour en savoir plus, consultez les instructions ou les documents de décision relatifs à chaque possibilité de financement.

Cessation de la bourse

Toute personne qui n’est plus admissible à détenir sa bourse (p. ex. si elle termine ses études supérieures ou abandonne ses études ou travaux de recherche à temps plein) doit remplir le formulaire de demande de cessation d’une bourse et le remettre au point de contact pour l’administration des bourses approprié. Elle pourrait avoir à fournir des documents d’appui. Pour déterminer si elle est toujours admissible à la bourse, elle doit consulter la description de celle-ci et les documents de décision connexes. Un rapport final est exigé dans le cas de certaines bourses; consultez la rubrique Rapports pour obtenir davantage de renseignements.

Dans le cas des bourses auxquelles on a mis fin parce que la boursière ou le boursier a satisfait aux exigences relatives à l’obtention d’un diplôme, la date de cessation de la bourse correspondra à la date de fin de la session universitaire au cours de laquelle les exigences relatives à l’obtention d’un diplôme sont satisfaites. Si la boursière ou le boursier satisfait aux exigences relatives à l’obtention d’un diplôme au cours de la même session universitaire que la date de cessation de la bourse, la date de cessation de la bourse ne change pas.

La valeur de la bourse est alors déterminée au prorata en fonction de la date de cessation de la bourse. Les fonds déjà versés qui devaient servir après la date de cessation doivent être remboursés à l’organisme. Des intérêts peuvent être exigés si le paiement n’est pas reçu à la date d’échéance.

Titulaires de bourse des IRSC
Toutes les boursières et tous les boursiers peuvent continuer de dépenser les allocations de recherche inutilisées pendant au plus trois mois après la cessation de la bourse. À la fin de cette période, toutes les dépenses doivent avoir fait l’objet d’un rapprochement, et le compte doit être fermé. La boursière ou le boursier doit remettre à l’organisme toute allocation de recherche inutilisée.

Les titulaires de bourse peuvent demander une prolongation à l’organisme pour utiliser leur allocation de recherche au-delà de la période de trois mois allouée. La demande doit être appuyée par une lettre de justification signée par la boursière ou le boursier et sa directrice ou son directeur de recherche. Les demandes de prolongation doivent être présentées avant la fermeture du compte associé à l’allocation. Une fois la période de prolongation écoulée, toutes les dépenses doivent avoir fait l’objet d’un rapprochement, et le compte doit être fermé.

BESC M
Pour mettre fin à sa bourse, la boursière ou le boursier doit communiquer avec la faculté des études supérieures (ou son équivalent) de l’établissement où elle ou il détient celle-ci. Elle ou il n’a aucun document à envoyer à l’organisme concerné. La représentante ou le représentant de la faculté des études supérieures en informera l’organisme en remplissant le Rapport financier et de bourses.

La satisfaction des exigences relatives à l’obtention d’un diplôme n’entraine pas nécessairement la cessation de la bourse dans tous les cas. Pour obtenir plus de renseignements, consultez la rubrique Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme.

Impôt et immigration

Les organismes ne sont pas en mesure de répondre aux questions d’impôt ou d’immigration. Il incombe à la boursière ou au boursier de communiquer avec les instances gouvernementales appropriées pour obtenir des renseignements sur ces questions et de demander l’avis d’une professionnelle ou d’un professionnel au besoin.

L’établissement d’accueil ne peut retenir une partie de la bourse sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit de la ou du titulaire, sauf aux fins de l’impôt (s’il y a lieu). Toute question concernant d’éventuelles retenues sur un paiement devrait être adressée à l’établissement. Les étudiantes et étudiants pourraient avoir droit à une exemption d’impôt fédéral et provincial sur le revenu qu’ils tirent de leur bourse. Consultez la page  Ligne 323 – Vos frais de scolarité, montant relatif aux études et montant pour manuels dans le site Web de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Dans le cas des titulaires recevant leurs versements par l’intermédiaire d’un établissement canadien, c’est l’établissement, et non l’organisme subventionnaire, qui remet les formulaires d’impôt à la boursière ou au boursier.

Dans le cas des titulaires recevant leurs versements directement de l’organisme, c’est celui-ci qui leur remet le feuillet T4A en février.

Les bourses postdoctorales, qu’elles soient détenues au Canada ou à l’étranger, sont imposées à titre de revenu au Canada. Les titulaires de bourse doivent donc planifier en conséquence.

Comme l’organisme ne fait aucune retenue à la source, c’est à la boursière ou au boursier de déterminer quel montant d’impôt il doit payer et d’envoyer ce montant à l’ARC.

Il est possible d’obtenir des renseignements sur le montant, la méthode de paiement, les déductions possibles et les reçus requis auprès des  bureaux des services fiscaux et centres fiscaux de l’ARC. Les résidents du Québec peuvent obtenir des renseignements auprès de  Revenu Québec.

Toute boursière ou tout boursier qui détient sa bourse à un établissement étranger ou qui a l’intention de le faire doit communiquer avec les instances appropriées concernant l’impôt et l’immigration. Les organismes subventionnaires fédéraux ne sont pas en mesure de donner de renseignements à ce sujet.

Formulaires d’après-octroi

• Demande de cessation d’une bourse
• Demande de modification des modalités d’une bourse
• Demande de premier versement ou de rétablissement d’une bourse versée par un établissement canadien
• Demande de report de la date d’entrée en vigueur ou d’interruption d’une bourse
• Demande de versement ou de rétablissement d’une bourse versée directement à la boursière ou au boursier
• Obtention du diplôme

Formulaire de dépôt direct

Formulaire d’inscription d’un bénéficiaire et au dépôt direct